Nous avons récemment rencontré Mark Leeming, coordinateur des compétences d'apprentissage à l'université St. Francis Xavier, pour parler de la transition de l'université vers la plateforme Nimbus et de la manière dont leurs programmes de tutorat entendent utiliser Nimbus pour aider les étudiants tout au long de l'ère de la distanciation sociale.
StFX s'est connecté avec Nimbus à l'automne 2019. Leeming a trouvé que la plateforme Nimbus lui permettait de mieux suivre les tuteurs, de créer un registre plus précis et de mieux comprendre quels types de tuteurs sont nécessaires. Pour l'avenir, M. Leeming se réjouit de continuer à unifier la présence de StFX en matière de tutorat en ligne via la plateforme Nimbus et d'atteindre davantage d'étudiants grâce à des outils marketing plus simples. La présence de tutorat en ligne s'avérera également utile si des mesures de distanciation sociale doivent être mises en place à l'automne prochain.
Quels types d'obstacles rencontriez-vous dans votre programme de tutorat avant de vous installer à Nimbus ?
Il y avait un programme central de tutorat dans cette université, mais il a expiré il y a de nombreuses années et c'était un peu le Far West du tutorat quand je suis arrivé. Chaque département avait des politiques différentes - certains avaient la mainmise sur les choses et d'autres avaient une politique délibérée de non-intervention.
J'ai commencé par tenir un simple registre et sélectionner des tuteurs. Au début, mon registre était sur papier, puis il n'était qu'un document sur un site web, qui a rempli sa fonction pendant un certain temps, mais il est très limité. Les gens ne savaient pas qu'il existait et il était très difficile de le tenir à jour et, bien sûr, en fin de compte, ce n'est rien d'autre qu'une liste.
Je cherchais des solutions et au moment où je cherchais des améliorations, l'Union des étudiants est arrivée et m'a dit : "Nous sommes intéressés par cette chose, Nimbus. Pensez-vous que l'université serait intéressée à participer ?
Nous avons créé un partenariat [avec Nimbus] assez rapidement et nous avons également attiré l'école de commerce Schwartz. Nous sommes en train de mettre en place une succursale de mon centre de réussite des étudiants là-bas, appelée Succès Schwartz. Et l'école de commerce a également tenté de maintenir son propre registre de tuteurs par le biais de la Schwartz business society, qui a eu à peu près autant de succès que le mien, mais il était incohérent.
Donc, vous cherchiez en quelque sorte à tout regrouper sous un même parapluie ?
Exactement. C'était plus facile à gérer.
Nous avons passé un certain temps à enquêter sur les fournisseurs, il y a quelques fournisseurs principaux au Canada, et nous avons décidé que Nimbus était la voie à suivre
Comment s'est déroulée la transition, de l'absence de plate-forme à son intégration complète dans plusieurs programmes différents ?
La transition n'a pas été si difficile [depuis] que j'ai développé une sorte de registre avant cela. J'ai passé quelques années à conditionner les gens à savoir que s'ils veulent être tuteurs, ils doivent venir me parler. Ce n'était donc pas trop difficile. Il y a eu quelques difficultés à convaincre certaines personnes de passer à une base de données et à un système de programmation en ligne. Beaucoup de gens ne veulent pas inclure leurs données financières dans une application, ou les détails de leur emploi du temps, ils veulent juste que leur nom figure sur une liste pour que les gens les trouvent hors ligne. Mais sinon, un changement assez simple...
Le plus grand changement a été d'essayer de l'étendre et de convaincre plus de gens de venir en ligne et de s'éloigner de la stricte activité de tutorat hors ligne ; les convaincre qu'il y a assez d'utilité pour s'engager dans le processus d'avoir un profil.
Et comment avez-vous réussi à les convaincre de le faire ?
Il s'agit plus ou moins d'un processus d'attrition. En ce sens que plus les gens qui rejoignent sont nombreux, plus ceux qui ne rejoignent pas sont isolés. Plus ça marche, plus il y aura de gens qui le rejoindront.
Maintenant que vous travaillez avec lui depuis un certain temps, comment Nimbus a-t-il aidé votre programme de tutorat ?
Cela m'a aidé à savoir ce qui se passe. De savoir quels cours les gens recherchent. C'est beaucoup mieux que la méthode de la boîte noire qui consiste à essayer d'avoir un tuteur pour tout mais sans savoir qui travaille sur quoi.
Il est beaucoup plus facile de se tenir au courant de la mise à jour de la liste que d'envoyer des courriels tous les trimestres. Ma liste a toujours eu un certain nombre de tuteurs qui n'étaient pas vraiment actifs, mais ils y étaient quand même. C'est donc plus facile.
Je ne peux pas dire si cela a vraiment augmenté le nombre de personnes qui donnent et reçoivent des cours particuliers, car je ne sais pas vraiment quels étaient les chiffres auparavant. Et je ne sais pas vraiment quels sont les chiffres maintenant, parce qu'il y a encore beaucoup de gens qui sont restés hors ligne. Notre processus d'incorporation a été interrompu par une certaine pandémie.
Ce qui me rend le plus optimiste, c'est que le syndicat étudiant et le Schwarts Success Center travaillent tous à l'unification de la présence en ligne et à l'approche marketing des étudiants, encore plus que l'année dernière. Cette année, nous pouvons commencer avec les étudiants avant qu'ils n'arrivent sur le campus, ou sur notre campus virtuel, ou quoi que ce soit d'autre.
Que pensent vos tuteurs de l'application ?
J'ai parlé à certains d'entre eux, pas un grand nombre, parce que je n'emploie pas vraiment de tuteurs - ils sont employés dans le privé. La plate-forme enregistre le système de programmation et de paiement. Quand je parle aux tuteurs, c'est souvent soit qu'ils sont nouveaux et ne l'ont pas encore utilisé, et qu'ils sont en train de passer le processus de contrôle, soit qu'ils ont un problème. Si cela fonctionne bien, les gens ont tendance à ne pas en parler.
J'ai parlé à des gens qui avaient des problèmes avec le système de paiement ou avec le système de planification, quels que soient leurs problèmes, ils ont tous été très satisfaits de la façon dont l'équipe de Nimbus a réagi. Je veux dire par là que si vous avez l'habitude de rechercher une assistance technique pour des applications et des programmes, du matériel ou des logiciels, vous avez probablement l'habitude de poser des questions et de ne pas obtenir de réponses avant longtemps. Vous, vous êtes rapides.
Y a-t-il autre chose que vous voudriez mentionner que je n'ai pas demandé en ce qui concerne ce que vous regardez cet été ?
Vous travaillez dur pour fournir une plateforme de tutorat en ligne, ce que vous avez fait, et vous travaillez maintenant à fournir quelque chose pour le tutorat de groupe. Des départements très utiles de l'université vont s'intéresser à la mise en place d'options de tutorat de groupe, même au niveau du département.
La plupart des gens sont généralement conscients que les choses vont être différentes. Et quand les choses seront différentes, inévitablement, certains élèves en souffriront parce que nous devons faire face à toute la gamme des humains.
Chaque situation sera meilleure pour certains que pour d'autres, et ceux pour qui elle est mauvaise auront besoin d'aide. Il est bon d'avoir quelque chose comme Nimbus pour aider ce groupe de personnes à obtenir ce dont elles ont besoin.
Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.
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