Auteur : Emma Jones

Pour servir efficacement un corps étudiant diversifié, il faut disposer d'une gamme complète d'outils de tutorat, et pas seulement d'outils textuels. outils de tutorat, et pas seulement des outils textuels

Les services de tutorat en ligne sont un moyen incroyable de faciliter l'accès aux services aux étudiants. La vidéo, les tableaux blancs interactifs et le tutorat textuel se combinent pour créer un service réactif, mieux à même de répondre aux besoins d'un corps étudiant diversifié, avec des styles d'apprentissage différents. Chez Nimbus, nous apprécions cette opportunité d'offrir une gamme complète de moyens de communication afin de maximiser la réussite des communautés d'étudiants.

Cependant, dans nos conversations avec nos clients et notre réseau, nous avons commencé à remarquer une tendance inquiétante. Les responsables de l'éducation concluent des contrats avec des plateformes de tutorat en ligne pour découvrir que nombre de ces plateformes pour lesquelles ils paient des sommes considérables n'offrent que des services de tutorat par chat.

Un ensemble complet de modèles de tutorat crée une expérience plus réussie et réduit les abandons. Une étude publiée dans le Reading and Writing Quarterly a montré que lorsque les écoles associaient des programmes de tutorat par les pairs à des systèmes de gestion de l'apprentissage comprenant une messagerie en ligne et des ressources multimédias interactives, l'accès et l'utilisation du système de tutorat par les pairs augmentaient (Abbott, Greenwood, Buzhardt, & Tapia, 2006).

Une meilleure utilisation du système de tutorat s'est traduite par une augmentation des notes des étudiants et de leur confiance en eux, car les étudiants tiraient un meilleur parti de leurs séances de tutorat.

Le tutorat par texte présente certains avantages, notamment la possibilité pour les étudiants d'obtenir de l'aide de n'importe où, sans avoir besoin de trouver un environnement calme pour avoir une conversation. Les étudiants qui souffrent d'anxiété ou d'une barrière linguistique peuvent également être plus à l'aise avec ce moyen de communication. Cependant, si les conversations par chat peuvent aider à combler le fossé pendant l'apprentissage à distance, elles présentent des inconvénients importants qui nécessitent un soutien en face à face ou par vidéo pour que l'expérience d'apprentissage soit réussie.

"Lorsque les écoles associent les programmes de tutorat par les pairs à des systèmes de gestion de l'apprentissage comprenant une messagerie en ligne et des ressources multimédias interactives, l'accès et l'utilisation du système de tutorat par les pairs augmentent.

Les mots que nous utilisons ne représentent qu'une partie de l'expérience totale de la communication. Les indices tels que le contact visuel, l'orientation du corps, le ton de la voix et les gestes sont également porteurs d'informations essentielles (Subrahmanyam & Greenfield, 2003).

Les tuteurs peuvent utiliser des informations telles que les expressions faciales ou le ton de leurs réponses pour comprendre si un élève est confiant dans la matière ou s'il a besoin de plus d'explications. Les conversations peuvent également aider les tuteurs à comprendre si un élève se sent stressé ou excité par la matière, ou s'il est sur le point d'être dépassé.

Toutes ces informations sont essentielles pour offrir un modèle de soutien complet et engageant qui aidera les élèves à maîtriser la matière et à s'approprier l'expérience d'apprentissage.

Les forums de discussion - des conversations en ligne permanentes que tout le monde peut rejoindre ou quitter à tout moment - offrent également une méthode flexible de tutorat. Souvent, ces sessions sont animées par un enseignant ou un tuteur qualifié à des heures précises, pendant lesquelles les étudiants savent qu'ils peuvent entrer en contact avec un instructeur. La nature complexe de la communication dans un salon de discussion peut toutefois créer un obstacle supplémentaire à la compréhension d'informations avec lesquelles un étudiant peut être mal à l'aise.

Dans le pire des cas, cette complexité peut signifier que les étudiants qui ont du mal à se connecter avec la matière passent inaperçus. Selon Subrahmanyam et Greenfield, les conversations dans les salons de discussion comportent généralement quatre éléments distincts :

  1. Plusieurs questions ou sujets sont posés/discutés en même temps
  2. Dans un salon de discussion animé, de nombreux commentaires s'intercalent entre une conversation et sa réponse
  3. Les participants contribuent à plusieurs conversations, souvent en même temps
  4. Passer rapidement d'un sujet ou d'une question à l'autre

"Les indices tels que le contact visuel, l'orientation du corps, le ton de la voix et les gestes sont également porteurs d'informations essentielles."

La nature complexe des salons de discussion en groupe - où plusieurs personnes peuvent poser une question en même temps et plusieurs autres y répondre - signifie que la conversation évolue rapidement. Le manque de signaux non verbaux signifie souvent que les tuteurs n'ont pas la possibilité de s'assurer que les étudiants ont compris le sujet avant que la conversation ne se poursuive. C'est pourquoi Nimbus propose un modèle d'accueil vidéo, où les étudiants peuvent engager une conversation avec les participants - ou poser des questions dans le chat textuel - et où les tuteurs peuvent gérer efficacement l'environnement d'enseignement.

Le tutorat est une opportunité de combler le fossé pour les étudiants, en personnalisant la façon dont l'information est transmise. Grâce aux nombreux outils numériques dont nous disposons aujourd'hui pour fournir ces services d'apprentissage personnalisés, nous pouvons aider chaque étudiant à réaliser son véritable potentiel. Les étudiants, les tuteurs et les dirigeants d'université méritent plus que des boîtes de dialogue - contactez-nous chez Nimbus Learning pour voir comment une suite complète d'outils et de services peut améliorer votre communauté d'apprentissage.

À propos de Nimbus Learning

Nimbus Learning travaille avec les services d'aide aux étudiants des universités et des établissements d'enseignement supérieur, afin de fournir une plateforme de bout en bout pour un accès plus facile, une gestion plus efficace et la réception d'informations sur les programmes, y compris le tutorat, le mentorat et les groupes d'étude.

Les organisations qui ont établi un partenariat avec Nimbus Learning constatent en moyenne un gain de temps de 52 % pour les administrateurs qui gèrent ces programmes et une augmentation de deux fois et demie de l'utilisation par les étudiants. 97% des étudiants évaluent les sessions réservées et animées par le biais de la plateforme Nimbus à 4,5 étoiles sur 5 ou plus et font état d'une augmentation de leurs notes.

La plateforme Nimbus peut utiliser des données anonymes telles que les notes obtenues lors des cours, l'assiduité, les données démographiques et bien d'autres encore, afin de développer un score prédictif unique des étudiants à risque sur le plan académique. Cela permet aux administrateurs d'approcher directement les élèves à risque au lieu de compter sur eux pour demander de l'aide lorsqu'il est peut-être trop tard. Cette fonctionnalité permet à Nimbus d'aider les écoles à mieux cibler les étudiants à risque et à améliorer de manière significative la rétention des étudiants.

Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour commencer.

Gérer un programme de tutorat n'est pas une tâche facile. Il y a les plannings, les entretiens, la vérification des antécédents, l'aide aux leçons et bien d'autres choses encore. Mais vous êtes-vous déjà arrêté pour penser au travail qui affecte d'autres services ?

C'est une chose que Derek Collins, président de l'enseignement et de l'apprentissage au Lakeland College, a remarquée à propos de leur programme de tutorat avant qu'ils ne décident de s'associer à Nimbus Learning. Non seulement la personne responsable de la gestion du programme y consacrait beaucoup de temps, mais elle avait également besoin du soutien du service des ressources humaines et d'autres membres du département.

Heureusement, Nimbus Learning offre une solution facile. Nous avons rencontré Derek pour voir comment Lakeland a utilisé Nimbus Learning pour réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au fonctionnement de leur programme de tutorat.

NL - Comment gériez-vous votre programme de tutorat par les pairs avant Nimbus ?

DC - Nous avions un système que nous utilisions par l'intermédiaire de notre département des ressources humaines pour recruter des tuteurs. Officiellement, il s'agissait de contrats individuels - vous pouvez imaginer toute la paperasserie que cela impliquait.

La programmation était gérée à l'aide d'une feuille de calcul. La personne qui s'en occupait disposait d'une grande feuille de papier et programmait les tuteurs et les étudiants. En fin de compte, nous avons dû faire appel à quelques personnes supplémentaires dans l'équipe pour prendre en charge le travail supplémentaire, car c'était tout simplement trop.

Nimbus a-t-il permis à votre service de gagner du temps dans la gestion du programme de tutorat Lakeland ?

Oui, il y avait plus d'une personne pour gérer ce programme en plus de ce qu'elle faisait déjà. Ce n'était pas rien, et il fallait aussi tenir compte du service des ressources humaines qui s'occupait de tous ces contrats et qui envoyait les chèques une fois les heures soumises.

Aujourd'hui, nous constatons que, tout au plus, une personne peut y consacrer quelques heures par jour, mais c'est rare. Peut-être au début, lorsqu'il y a un afflux d'étudiants et de tuteurs.

J'ai terminé mes tâches en 20 minutes aujourd'hui.

La plateforme Nimbus a-t-elle permis à votre programme d'être plus efficace ?

Tout à fait. La plupart des étudiants semblent pouvoir accéder à l'application sans problème, qu'ils soient étudiants ou tuteurs. Les tuteurs ont un peu plus de travail parce que nous devons examiner leur candidature pour être tuteur, donc ils attendent un peu, mais c'est quand même pas mal.

J'apprécie le fait que les étudiants puissent se connecter directement avec le tuteur. La messagerie est gérée au sein du système - nous ne partageons rien, de sorte que la confidentialité est préservée. Cela facilite grandement la planification.

Il y a tellement de choses que j'aime dans Nimbus. En tant que président du département, j'aime pouvoir consulter le tableau de bord et voir comment il est utilisé.

Les fonds sont également gérés via l'application, ce qui fait gagner du temps à notre service des ressources humaines. Les tuteurs ont fait savoir qu'ils étaient satisfaits de la rapidité et de la facilité avec lesquelles les fonds sont déposés. Nous procédons par avance : nous donnons à chaque étudiant un montant X. C'est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants sont déjà prêts à payer. Ce montant est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants ne paient rien ; ils peuvent simplement réserver un tuteur et le tour est joué.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

S'assurer que leurs disponibilités sont à jour. C'est probablement le point le plus important : ne pas oublier de mettre à jour son emploi du temps.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Il y a eu beaucoup plus de demandes de groupes. J'ai remarqué que certains tuteurs proposent spontanément des sessions de groupe.

Nous avons plus de demandes de tuteurs que de disponibilités, ce qui fait que nous n'avons généralement pas assez de tournées. Encourager davantage de sessions de groupe pourrait être un moyen de faciliter les connexions et le soutien aux étudiants.

J'ai également jeté un coup d'œil à la plateforme de mentorat. Nous pourrions certainement envisager à terme d'étendre un programme de mentorat à la plateforme.

À propos de Nimbus Learning

Nimbus Learning travaille avec les services d'aide aux étudiants des universités et des établissements d'enseignement supérieur, afin de fournir une plateforme de bout en bout pour un accès plus facile, une gestion plus efficace et la réception d'informations sur les programmes, y compris le tutorat, le mentorat et les groupes d'étude.

Les organisations qui ont établi un partenariat avec Nimbus Learning constatent en moyenne un gain de temps de 52 % pour les administrateurs qui gèrent ces programmes et une augmentation de deux fois et demie de l'utilisation par les étudiants. 97% des étudiants évaluent les sessions réservées et animées par le biais de la plateforme Nimbus à 4,5 étoiles sur 5 ou plus et font état d'une augmentation de leurs notes.

La plateforme Nimbus peut utiliser des données anonymes telles que les notes obtenues lors des cours, l'assiduité, les données démographiques et bien d'autres encore, afin de développer un score prédictif unique des étudiants à risque sur le plan académique. Cela permet aux administrateurs d'approcher directement les élèves à risque au lieu de compter sur eux pour demander de l'aide lorsqu'il est peut-être trop tard. Cette fonctionnalité permet à Nimbus d'aider les écoles à mieux cibler les étudiants à risque et à améliorer de manière significative la rétention des étudiants.

Le Talented Scholars Resource Room (TSR^2) du MIT offre un soutien et des conseils aux étudiants par l'intermédiaire de l'Office of Minority Education (Bureau de l'éducation des minorités). Les services de soutien académique - tels que les révisions d'examens, les groupes d'étude dirigés et les cours particuliers - sont fournis gratuitement aux étudiants et sont dirigés par des étudiants de premier cycle et des étudiants diplômés.

Conformément à la réputation mondiale du MIT, TSR^2 offre des services de premier ordre à un rythme incroyablement efficace, en optimisant une petite équipe pour répondre aux besoins de leur corps étudiant. Pour l'année scolaire 2021 (juillet 2021-juin 2022), la petite équipe de facilitateurs(tuteurs) a organisé 330 sessions, illustrant la cohérence et la productivité dans le soutien de leurs étudiants.

En raison de son impact important, l'équipe de TSR^2 avait besoin d'un programme réactif qui pourrait prendre en charge les tâches répétitives et chronophages, tout en étant facile à adapter pour les étudiants et à utiliser pendant les périodes stressantes de leur calendrier académique.

La solution d'apprentissage Nimbus

Une réduction de 50 % du travail administratif

"Avant Nimbus, tout reposait sur nous. Nous devions gérer la plate-forme permettant aux étudiants de demander des heures de tutorat. Il en allait de même pour les animateurs, qui devaient indiquer leurs horaires et leurs disponibilités. Nous devions donc tout ajouter, tout supprimer, nous devions nous occuper de tous les changements nécessaires.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La plateforme Nimbus prend en charge la planification et la collecte des données pour les étudiants et les tuteurs, ce qui signifie que l'administration a plus de temps à consacrer à la connexion avec les étudiants et à la réponse à leurs besoins. En passant à la plateforme Nimbus, la TSR^2 estime avoir gagné 10 heures par semaine. Uri Martinez-Tavera, coordinateur de programme pour le Bureau de l'éducation des minorités du MIT, affirme qu'elle ne consacre plus que 10 à 15 heures par semaine à l'orchestration du programme, ce qui signifie une réduction de 50 % du temps administratif.

La fiabilité est également un facteur pour tout programme basé sur la technologie. L'équipe estime qu'elle économise encore plus que les 10 heures par semaine, étant donné que leur ancienne plateforme tombait parfois en panne et que l'équipe devait programmer manuellement toutes les sessions jusqu'à ce qu'un correctif soit apporté. Avec Nimbus Learning, ce problème n'existe plus.

En plus de la charge de travail administratif, Nimbus a également ajouté de nouvelles méthodes de collecte de données que l'équipe a pu utiliser pour planifier à l'avance. Les informations, telles que les cours les plus demandés, les aident à adapter le recrutement des animateurs à l'évolution des besoins des étudiants. Il est ainsi plus facile pour les étudiants d'obtenir l'aide dont ils ont besoin quand ils en ont besoin - et les étudiants satisfaits reviennent.

Faciliter l'expérience des étudiants

"Il s'agit d'une trajectoire ascendante constante, ce qui est formidable.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La mise en place d'un système de réservation facile à utiliser a permis aux étudiants de profiter plus facilement des services offerts par TSR^2. Après une brève période de transition d'environ un mois, le nombre de sessions a commencé à augmenter par rapport à l'offre de cours de l'année précédente.

Selon M. Kalloo, cela est dû en partie à la facilité avec laquelle les étudiants utilisent la plateforme Nimbus, ainsi qu'aux vidéos de formation et à la FAQ fournies sur leur site web, qui peuvent aider les étudiants à la demande. Les animateurs formés à tous les aspects de la plateforme par Nimbus signifient également que si les étudiants ont une question, ils disposent de plusieurs ressources auxquelles ils peuvent s'adresser pour obtenir des réponses.

Il est important d'améliorer l'accès partout où cela est possible, car chaque obstacle augmente le risque d'abandon des élèves. Un système facile à utiliser permet de s'assurer que les programmes sont utilisés au maximum de leur potentiel.

Une structure de programme solide

Le programme TSR^2 fonctionne de manière rigoureuse, ce qui signifie que les étudiants savent à quel soutien ils peuvent s'attendre, que ce soit pour travailler en tant qu'animateur ou pour demander de l'aide.

Un membre du personnel se consacre spécifiquement à l'obtention du matériel académique et des plans de cours des différents départements. Toutes ces informations - partiels à venir, devoirs, matériel d'aide pour ces tâches, etc. - sont ensuite consolidées et fournies aux tuteurs. Les animateurs bénéficient également de séances de formation sur la plateforme et sur les compétences pédagogiques, ainsi que de contrôles mensuels avec l'équipe administrative.

Reconnaissant les nombreux styles d'apprentissage des étudiants, TSR^2 offre également de la flexibilité - des sessions d'étude individuelles ou en groupe aux soirées de résolution de problèmes, proposées à distance ou en personne. Le programme répond aux besoins des étudiants.

Soutenu par une équipe de partenariat réactive

On nous a toujours dit "Oui, nous pouvons le faire" ou "Travaillons-y". Il n'y a jamais eu de 'non, ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire', ce qui est vraiment génial".

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

Comme tous les programmes, TSR^2 a des besoins spécifiques qui correspondent directement à son programme et à ses étudiants. L'équipe Nimbus est toujours disponible par email, prête à s'adapter aux exigences d'un programme en pleine croissance.

Au début, le programme permettait aux étudiants de s'inscrire en fonction des besoins, mais la TSR^2 s'est inquiétée du fait qu'un petit nombre d'étudiants enthousiastes réservaient rapidement toutes les sessions. Nimbus a introduit un plafond pour chaque étudiant, afin de s'assurer que le soutien est disponible pour tous les étudiants lorsqu'ils sont prêts. Ce plafond peut être adapté en fonction des besoins, afin que l'équipe puisse s'adapter à des circonstances particulières.

Conclusion

Les petites équipes peuvent avoir un impact important sur la vie des étudiants, en particulier lorsqu'elles ont été mises en place de manière aussi efficace que TSR^2. Nimbus joue un rôle de soutien important dans ce programme, en réduisant leur charge de travail administratif d'environ 10 heures par semaine, tout en tenant l'équipe informée grâce à des analyses actualisées. Cela signifie que l'équipe de la TSR^2 a plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment - et sur les informations dont elle a besoin pour le faire mieux que jamais.

"Un aspect merveilleux du travail avec Nimbus Learning est qu'ils ont été si ouverts et accueillants. Les facilitateurs et l'équipe de TSR^2 ont la possibilité de demander de l'aide, et l'équipe de Nimbus a été très réactive.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La mise en relation des programmes de tutorat des facultés peut s'avérer extrêmement bénéfique pour les étudiants et les tuteurs, en leur donnant davantage de possibilités de trouver les ressources dont ils ont besoin pour s'épanouir. C'est l'une des raisons pour lesquelles deux associations de facultés de l'Université du Manitoba, l'Engineering Society et la Science Students' Association, se sont associées à Nimbus. Aujourd'hui, les deux facultés sont en mesure de gérer leurs services de tutorat bénévole de manière indépendante, mais les étudiants de chacune d'entre elles peuvent facilement voir ce qui est offert dans l'ensemble des facultés sur une plateforme centralisée.

Ces programmes sont également uniques dans la mesure où ils sont gérés par des bénévoles. Pour comprendre les besoins et les défis uniques de ces programmes, Nimbus Learning s'est entretenu avec Amy, directrice des études de l'Association des étudiants en sciences, et Kassem, vice-président des études de la Société d'ingénierie, pour parler de leur efficacité, de leur capacité à jongler avec des rôles multiples et de la manière dont ils motivent leurs pairs.

Combien d'heures de bénévolat consacrez-vous par semaine à vos programmes de tutorat ?

Amy: C'est au début du semestre que je passe le plus de temps sur le programme, simplement pour vérifier que les tuteurs sont corrects et pour répondre aux courriels et autres choses de ce genre. Cela me prend au moins deux heures par semaine. Vers la fin du semestre, je ne consacre en moyenne qu'une heure par semaine.

Kassem: C'est la même chose pour nous. Au début du semestre, c'était presque cinq heures par semaine, alors que maintenant je gagne à peine une heure par semaine.

Quels sont les principaux objectifs de vos programmes ?

R: De nombreux cours de la faculté des sciences ont la réputation d'être difficiles. Une grande partie du matériel de cours n'est pas facile, c'est pourquoi nous reconnaissons qu'il y a un besoin de tutorat. Le tutorat par les pairs est très utile car les étudiants qui ont récemment réussi le cours peuvent vous rencontrer à votre niveau, n'est-ce pas ? Il n'est pas nécessaire d'établir un lien avec une personne beaucoup plus âgée et peut-être plus intimidante.

L'un des objectifs propres à ce type de programme, que d'autres services de tutorat ne peuvent peut-être pas offrir, est de favoriser les relations et de créer un sentiment de communauté au sein de notre faculté entre les personnes de différentes années.

K: Le programme d'ingénierie est également un domaine très difficile pour beaucoup d'étudiants. Nous avions auparavant un service de tutorat qui n'était pas assuré par Nimbus - nous nous débrouillions seuls. C'était beaucoup moins structuré et nous avons eu quelques problèmes. Je suis d'accord avec Amy sur le fait que les étudiants veulent être encadrés par des étudiants qui ont suivi les cours et qui ont connu les mêmes difficultés avec les mêmes professeurs. C'est plus facile à comprendre.

R: Souvent, les étudiants ont le même professeur, de sorte que les tuteurs savent comment se déroulent les examens et peuvent donner ce type de conseils personnalisés.

En tant qu'étudiants bénévoles, les programmes de tutorat ne sont pas votre seule responsabilité. Comment Nimbus vous aide-t-il à rester efficace ?

K: Nimbus est très facile à utiliser. Une fois que vous avez inscrit quelqu'un, il est libre de faire ce qu'il veut dans un environnement contrôlé. Lorsque vous inscrivez un tuteur, c'est son travail d'être disponible pour les étudiants. Nous n'avons pas à faire de jumelage, ce que nous faisions avant de nous associer à Nimbus. Je pense que c'est ce qui rend les choses tellement plus faciles.

R: La numérisation du programme est également très importante. Le fait de disposer d'une application le rend beaucoup plus accessible aux étudiants et aux tuteurs. C'est un format très familier pour les gens et il est disponible sur les produits Samsung et Apple. C'est tout simplement génial.

D'un point de vue administratif, il est agréable d'avoir une liste de tous les tuteurs qui utilisent notre plateforme, mais aussi de voir toutes les sessions individuelles. Je peux voir qui annule des sessions et qui en réserve d'autres, ce qui permet d'avoir une idée des personnes qui se présentent aux sessions qu'elles ont réservées.

En tant qu'étudiants, quelles sont vos relations avec les étudiants tuteurs ?

K: Honnêtement, pour les tuteurs que j'ai rencontrés par l'intermédiaire de Nimbus, nous nous connaissons maintenant, et certains d'entre eux sont même devenus de bons amis par la suite. Cela a ouvert la porte à un réseau plus large.

Comment faire du marketing auprès de vos étudiants ?

R: Grâce à COVID notamment, nous avons transféré la quasi-totalité de notre marketing en ligne. Par le biais des médias sociaux, nous l'incluons dans la lettre d'information de la Faculté des sciences qui est diffusée. Nous avons installé des moniteurs dans les couloirs, ce qui nous permet de diffuser des diapositives en continu. C'est grâce aux services de messagerie électronique que nous avons enregistré la plus forte augmentation du nombre d'utilisateurs, mais je pense que le bouche-à-oreille joue un rôle important.

Nous avons fait un peu de marketing en personne - à l'automne, nous avons organisé un événement de laboratoire, qui ressemble à un séminaire avec une centaine d'étudiants intéressés par la recherche. Nous l'avons annoncé à l'ensemble du groupe, car il s'agit de personnes qui recherchent des opportunités académiques et enrichissantes, et certaines personnes se sont jointes à nous en tant que tuteurs à la suite de cet événement.

K: Nous sommes assez semblables. Nous avons envoyé de nombreux courriels et publié des avis dans les bulletins d'information hebdomadaires du département d'ingénierie, à la fois pour solliciter des tuteurs et pour faire de la publicité auprès des tuteurs. Sur Instagram, il y a des posts hebdomadaires, des histoires et des bobines. Et lorsque Patrick est arrivé, nous avons fait des pop-in Nimbus dans les cours, ce qui a été très utile. Beaucoup de gens se sont inscrits grâce à cela.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous cherchez du soutien pour un programme de tutorat conçu sur mesure pour votre campus, nous voulons vous aider ! Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour commencer.

Il n'y a rien de tel qu'un leader qui a gravi les échelons. Katarina Allan, présidente de l'Union des étudiants de l'Université Mount Saint Vincent (MSVUSU), sait de première main ce que c'est que d'être tuteur et de devoir passer un temps considérable à établir des contacts avec les étudiants et à mettre en place des cours.

Mme Allan a d'abord créé sa propre entreprise, Katarina Allan Tutoring, en 2016. Puis, lorsque la MSVUSU a commencé à utiliser Nimbus, elle s'est inscrite. Dans l'ensemble, en tant que tutrice, elle dit que la plateforme l'a rendue plus efficace. Elle a éliminé les allers-retours pour réserver une session et a fourni un moyen facile de faire connaître ses services.

Aujourd'hui, en tant que présidente de MSVUSU, Allan a une vue d'ensemble du programme de tutorat et du rôle de Nimbus dans ce cadre. Elle s'est entretenue avec Nimbus pour parler de l'utilisation de la plateforme pour améliorer le tutorat à l'université et de ses conseils aux nouveaux pairs tuteurs.

Comment avez-vous découvert Nimbus Learning ?

Je suis en fait une tutrice professionnelle. Je dirige ma propre entreprise à Halifax, Katarina Allan Tutoring. Je suis tutrice professionnelle depuis 2016.

Lorsque la MSVUSU a obtenu la plateforme de tutorat Nimbus en 2020, j'ai pensé qu'il était logique de poser ma candidature. J'ai été approuvée et j'ai trouvé que la plateforme fonctionnait très bien. Elle augmente l'efficacité de la connexion avec les étudiants et élimine une grande partie du temps supplémentaire consacré à la réservation et à la reprogrammation des sessions et à tout ce qui s'ensuit.

** Afin d'éviter tout conflit d'intérêt dans l'administration du programme Nimbus sur le campus de la MSVU, Katerina n'est plus tutrice sur la plateforme Nimbus.

Pensez-vous que la plateforme Nimbus a facilité la mise en relation avec les étudiants ?

Il est facile d'entrer en contact avec les étudiants car ils peuvent vous trouver dans l'application et vous envoyer un message. Les tuteurs peuvent également indiquer leurs horaires directement sur l'application. Nimbus élimine une grande partie des allers-retours, des questions par courriel sur les prix, la disponibilité ou les cours que vous enseignez. Nimbus s'occupe de tout cela et le rationalise. C'est beaucoup plus facile.

Le traitement des paiements est également beaucoup plus simple. Lorsque je travaille avec des étudiants sur la plateforme Nimbus, je génère des factures et des reçus de vente et je m'occupe de tout cela. Il y a donc un peu de paperasse d'un côté comme de l'autre. Parfois, vous devez demander à quelqu'un de vous payer ou le rappeler parce qu'il a oublié. Avec la plateforme Nimbus, tout cela est pris en charge avant la session - vous n'avez pas à avoir ces conversations embarrassantes.

Nimbus a-t-il rendu votre programme plus efficace ?

Il est beaucoup plus efficace d'utiliser la plateforme que d'entrer en contact avec eux par d'autres moyens. Et je pense que c'est également plus efficace pour l'étudiant car, lorsqu'il cherche un cours, il peut choisir parmi les tuteurs disponibles. Il n'a pas besoin de passer du temps sur Kijiji ou dans un groupe Facebook à essayer de trouver des tuteurs. Il n'a pas non plus à acheter son service de tutorat auprès d'une grande entreprise où les tarifs ont tendance à être un peu plus élevés et où le montant versé au tuteur est moins important.

Quelles sont, selon vous, les fonctionnalités les plus utiles de la plateforme Nimbus ?

Le profil du tuteur, la messagerie intégrée à l'application, la programmation et le traitement des paiements sont les plus utiles. Le profil du tuteur est vraiment utile parce qu'il permet de gagner du temps sur des questions telles que "Êtes-vous en mesure de donner des cours à cette classe ? Si j'étais disponible, je pouvais l'activer et la réponse était évidente dans l'application. Et si j'ai donné des cours particuliers à une classe, la classe est disponible et la réponse est évidente dans l'application.

Le profil du tuteur est également plus efficace pour l'étudiant, car il peut se faire une idée assez précise des qualifications du tuteur et de son prix.

Une chose que je trouve également très efficace est de fournir un retour d'information à l'équipe de Nimbus et de faire développer de nouvelles fonctionnalités dans l'application.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Pour l'université et pour nos étudiants, j'ai vraiment hâte d'accroître la visibilité de la plateforme de tutorat Nimbus sur le campus et d'augmenter la couverture de nos cours. Je continue à recruter de nouveaux tuteurs pour que nous puissions disposer de ce soutien.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

Créez un profil de tuteur bien pensé et postulez pour enseigner autant de cours que possible, car vous pouvez toujours les désactiver si vous êtes trop occupé. Vous avez plus de chances d'obtenir un étudiant si vous avez plus de cours couverts et plus de disponibilités. Même si vous ne pouvez pas consacrer 10 heures de tutorat par semaine, si vous avez 10 heures disponibles, indiquez-les sur votre profil. Ensuite, une fois que vous aurez rempli le nombre d'heures souhaité, vous pourrez ajuster votre emploi du temps.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs en général ?

Les tuteurs doivent être capables de dire quand ils ne savent pas quelque chose - c'est très important. Cela ne signifie pas que vous ne faites pas du bon travail en tant que tuteur. L'honnêteté est essentielle.

Vous devez également être à l'écoute de votre élève et de ses différents besoins d'apprentissage. Être capable d'expliquer le même concept de cinq manières différentes à la suite est une compétence que vous voudrez acquérir parce que vous apprendrez à connaître votre élève et vous aurez une vision plus efficace des types d'explications qui fonctionneront avec lui. Se contenter de répéter la même explication que celle que vous avez entendue en classe ne fonctionnera pas.

Vous êtes là pour les aider à gérer leur situation. Tout le monde est capable, ils ont juste besoin de différentes stratégies d'apprentissage, de techniques et de temps. Pendant les cours, les gens ont parfois des difficultés, et il est certainement utile qu'un tuteur puisse dire quelque chose d'aussi simple que "vous savez quoi, je vois beaucoup de gens qui ont ce problème". Vous n'êtes pas le seul. Il y a alors un sentiment de soulagement et vous pouvez aller de l'avant en résolvant le problème. Une grande partie du tutorat peut consister à gérer l'anxiété de l'élève. Il ne faut jamais prétendre être un conseiller, car ce n'est pas le cas, mais on peut contribuer à faire baisser le niveau d'anxiété et à aider l'élève à mieux apprendre.

Enfin, prenez des notes pour vous-même afin de vous souvenir de ce qui a fonctionné la dernière fois lorsque vous donnerez à nouveau des cours particuliers à ce même élève. Commencez par ce qui a fonctionné et chaque session sera de plus en plus efficace.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour recruter davantage de tuteurs (aide à la rédaction de campagnes d'e-mailing, de documents marketing, etc.), nous voulons vous aider ! Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.

En savoir plus

Il n'y a pas de plus grand fardeau que le potentiel. C'est ce qu'a ressenti Lindsey Voisin, coordinatrice de l'apprentissage des étudiants en écriture et compétences académiques à l'université de Nipissing, à propos du programme de tutorat par les pairs de son établissement. Elle était parfaitement consciente des avantages que les programmes de tutorat par les pairs apportent aux étudiants mais, confrontée au fardeau d'une base de données analogique, elle ne disposait pas du temps nécessaire pour aider le programme de tutorat par les pairs de Nipissing à s'épanouir.

Nimbus Learning a été en mesure d'atténuer bon nombre des difficultés rencontrées par Nipissing lors du lancement de son programme de tutorat, ce qui a permis d'augmenter considérablement le nombre de séances en un seul semestre (79 fois plus que l'année précédente, pour être exact). (Après avoir développé une plateforme de tutorat dynamique et fonctionnelle, Mme Voisin affirme qu'elle a encore le temps de communiquer avec les tuteurs et de les aider à développer des compétences non techniques essentielles qui leur seront utiles dans les années à venir.

Nous avons rencontré Mme Voisin pour qu'elle nous parle de la première année de Nipissing avec Nimbus, de la manière dont Nimbus lui a donné le temps de se concentrer sur ce qui est important et de la manière dont elle entend poursuivre sur sa lancée.

Comment gériez-vous votre programme de tutorat par les pairs avant Nimbus ?

Nous sommes passés par plusieurs méthodes différentes. À un moment donné, nous avions un classeur rempli de demandes de tuteurs et un classeur rempli de candidatures de tuteurs avec les cours qu'ils pouvaient enseigner. Nous avons en quelque sorte joué au jeu de la mémoire.

Notre équipe chargée de la base de données et de la programmation a fait tout ce qu'elle a pu avec ce qu'elle avait. Mais, en fin de compte, il s'agissait d'une base de données interne et nous avons passé pas mal de temps à essayer d'en faire ce qu'elle pouvait être.

Nous connaissons l'importance de l'éducation par les pairs et la valeur de ce modèle d'apprentissage par procuration, mais nous ne pouvions pas l'offrir. Nous ne pouvions tout simplement pas lui rendre justice. Nimbus a vraiment changé de manière significative mon interaction avec un programme que je voulais voir réussir, mais qui était freiné par ses propres réalités. Et cela signifie le monde.

Qu'est-ce qui vous a attiré chez Nimbus ?

Je passais une bonne partie de mes journées soit à faire de la défense sur des questions de base de données, soit à essayer de soutenir les tuteurs et d'établir ces connexions, alors qu'il y avait une toute autre partie de mon travail qui avait besoin de se produire. C'est vraiment ce qui nous a attiré chez Nimbus - la possibilité de passer du temps avec mes tuteurs, de consacrer du temps à leur formation et à leur développement.

Je dois ajouter qu'il a permis de réduire de nombreux obstacles pour les étudiants. Notre ancien système était plein d'obstacles, de la sortie du coût initial au temps qu'il fallait pour organiser une session. Les étudiants devaient également se rendre au bureau des finances et nous apporter une copie de leur reçu pour prouver qu'ils avaient payé la session. Il y avait toutes ces étapes supplémentaires que Nimbus a prises en charge.

Nimbus a vraiment changé de manière significative mon interaction avec un programme que je voulais voir réussir, mais qui était freiné par ses propres réalités. Et cela signifie le monde.

Comment s'est déroulé le processus d'intégration avec Nimbus ?

Sans faille. Je n'ai pas à me plaindre.

Je pense que ce qui m'a le plus aidé, c'est que j'ai vraiment eu l'impression qu'il n'y avait pas de questions stupides. Je suis sûre que j'ai proposé des choses ridicules, simplement parce que j'avais du mal à conceptualiser les choses et à comprendre les crédits du programme et les sessions, mais je n'ai jamais eu l'impression qu'il y avait une mauvaise question.

Quels sont vos objectifs pour la première année avec Nimbus ?

Je pense les avoir atteints. Je veux absolument attirer plus d'étudiants sur la plateforme. À ce stade, je me sens bien avec mon recrutement de tuteurs. Maintenant, je me concentre sur le recrutement d'un plus grand nombre d'étudiants, parce que nous pouvons voir que les étudiants qui commencent à utiliser la plate-forme l'utilisent à plusieurs reprises. Il y a donc quelque chose qui fonctionne, il faut juste en recruter davantage.

J'ai l'impression que Nimbus a sorti le grand jeu. Nous construisons une nouvelle ligne de base et elle se porte bien jusqu'à présent.

Si vous voulez une perspective, nous avons fait le calcul et nous avons eu une augmentation de 8 000 % des sessions par rapport à l'année dernière à la même époque. Je devrais dire que cela signifie que nous avions une heure de tutorat à la même époque l'année dernière - mais c'est significatif, non ? C'est toujours, par rapport à d'autres institutions, un petit nombre, je l'admets. Mais pour nous, c'est énorme. Et pour chacun de ces étudiants, c'est énorme.

Nous avons eu une augmentation de 8000% des sessions par rapport à la même période l'année dernière.

Vous avez dit que vous aimiez passer du temps avec vos tuteurs pour qu'ils aient l'impression d'y trouver un développement personnel. À quoi ressemble votre formation ?

Je suis assez fier de notre programme de formation. Nous offrons une formation rémunérée à tous nos tuteurs, ce qui, pour moi, montre que nous apprécions leur temps et leur engagement de manière significative. Nous n'offrons pas seulement un certificat d'achèvement ou autre, mais de l'argent.

Nous organisons la formation en plusieurs parties. Les tuteurs suivent des modules virtuels sur toutes les exigences institutionnelles standard : santé et sécurité au travail, accessibilité, formation, harcèlement, discrimination. Ensuite, ils suivent un module de formation sur l'intégrité académique. Ils participent ensuite à une session de formation avec moi, au cours de laquelle nous passons en revue les politiques et procédures du programme, la façon d'utiliser Nimbus, les attentes, etc. Enfin, ils sont ajoutés à une équipe Microsoft qui est dédiée aux tuteurs. C'est là qu'ils peuvent avoir des conversations avec d'autres tuteurs et nous avons de courtes vidéos de formation sur différents sujets que nous mettons dans cette équipe. Toutes les ressources que nous trouvons, nous les mettons dans des fichiers, et ils ont accès à tout ce matériel.

Nous ferons également un contrôle en janvier, pour nous assurer qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin.

Qu'ils aient suivi une session ou non, ils sont également reconnus en tant que tuteurs pairs sur leur relevé de notes. Ils sont ainsi reconnus pour avoir suivi cette formation. Ensuite, s'il leur arrive d'avoir des séances, ils peuvent obtenir une reconnaissance sur leur relevé de notes pour cela.
(À Nipissing, le relevé de notes co-curriculaire - appelé Record of Student Development - permet de suivre officiellement l'apprentissage des étudiants en dehors de la salle de classe. Des éléments tels que la formation, les ateliers, les opportunités de bénévolat et les certificats sont tous inscrits sur le relevé de notes de l'Université de Nipissing dans le but de démontrer les compétences non techniques transférables qu'ils développent à l'école).

Y a-t-il autre chose que vous aimeriez ajouter au sujet de votre expérience avec Nimbus ?

Honnêtement, nous avons passé un bon moment. Il n'y a eu que du soutien tout au long de ce voyage.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour recruter davantage de tuteurs (aide à la rédaction de campagnes d'e-mailing, de documents marketing, etc.), nous voulons vous aider ! Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour commencer.

Les examens de mi-session, les dissertations, les examens finaux... être un étudiant représente une tonne de travail. Tellement de travail, en fait, que beaucoup d'étudiants n'ont tout simplement pas le temps de chercher les services que vous proposez.

Ainsi, lorsque les choses deviennent stressantes, il est important d'être là où se trouvent les élèves. Nous vous proposons ici cinq conseils pour signaler aux élèves qu'une aide est disponible.

Conseil n°1 - Demandez aux professeurs d'informer les étudiants de votre programme de tutorat au début des cours.

Le vote de confiance d'un professeur peut grandement aider les étudiants à demander de l'aide. Bonus s'ils incluent les détails du programme dans leur syllabus de cours.

Conseil n° 2 : connectez Nimbus à votre système LMS afin que les étudiants associent Nimbus à l'importance et à la pertinence des études.

La recherche d'un tuteur est susceptible de venir à l'esprit des étudiants lorsqu'ils préparent un cours ou un examen à venir. Faites en sorte qu'ils puissent accéder facilement aux ressources que vous fournissez en les connectant directement à votre LMS.

Cela permet également aux étudiants qui ne sont pas sur les médias sociaux d'accéder plus directement aux ressources.

Conseil n° 3 - Investissez dans la publicité et la promotion

Tout le monde ne lit pas ses courriels - et il arrive même qu'ils aillent dans le redoutable dossier de courrier indésirable - il est donc important de multiplier les moyens de faire passer le message.

Les publicités sur les médias sociaux sont un moyen relativement rentable de faire connaître votre opportunité. Vous pouvez les rendre aussi ciblées ou aussi générales que vous le souhaitez, et entrer en contact avec les étudiants d'une manière plus amusante et informelle. Si vous avez le temps, essayez d'être créatif ! Demandez à d'anciens tuteurs de poster de courtes vidéos expliquant pourquoi ils aiment travailler avec votre équipe ou réalisez des graphiques sympas présentant les principaux avantages d'être tuteur.

Le budget est trop serré cette année pour des annonces payantes ? Essayez de demander à des étudiants ambassadeurs (ou à des tuteurs) d'annoncer l'opportunité au début des classes ciblées, et contactez les étudiants avec lesquels vous interagissez pour savoir s'ils connaissent quelqu'un qui serait intéressé. Pour les classes virtuelles, demandez aux ambassadeurs d'enregistrer une courte vidéo que les enseignants pourront diffuser au début de la classe.

*Des partenaires promotionnels peuvent être trouvés dans toute l'institution, l'administration, les associations d'étudiants, les groupes d'étudiants et bien d'autres peuvent être mis à contribution pour partager un message.

Conseil n° 4 - Demandez aux élèves de partager leurs propres histoires

Nous avons tous parfois du mal à demander de l'aide. Le fait de voir d'autres étudiants ou anciens étudiants qui ont réussi et qui ont déjà demandé de l'aide peut vous aider à faire le premier pas.

Demandez à d'anciens étudiants d'enregistrer une courte vidéo ou d'écrire un bref blog sur les raisons pour lesquelles ils ont fait appel à un tuteur et sur ce qu'ils ont retiré de cette expérience, et partagez ces informations par le biais de vos outils promotionnels afin de contribuer à créer une culture où demander de l'aide est accepté.

Conseil n° 5 - Obtenez le soutien de Nimbus

Chez Nimbus, nous disposons d'une multitude de services de recrutement, de ressources marketing et d'autres fichiers pour aider votre programme à réussir tout en vous faisant gagner du temps. Consultez votre représentant du partenariat Nimbus pour voir quelles ressources nous pouvons adapter à vos besoins.

Les programmes de tutorat et de mentorat entre pairs peuvent également aider les étudiants à établir des liens précieux et durables avec leur communauté - le tout est de les rendre facilement accessibles. La plateforme de Nimbus s'intègre facilement dans le système de gestion de l'apprentissage de votre établissement et peut mettre les étudiants en contact avec le soutien dont ils ont besoin en quelques clics. Avec le logiciel de gestion des tuteursNimbus, 60% de nos partenaires ont été en mesure d'étendre leurs programmes actuels de réussite des étudiants ou d'ajouter de nouveaux services qui répondent aux besoins des étudiants là où ils se trouvent. Notre équipe dédiée peut vous aider à vous informer (ainsi que vos étudiants stagiaires) sur l'endroit où concentrer vos efforts de marketing et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider!

Les examens de mi-session ont commencé et les étudiants sont à la recherche de soutien. Si vous cherchez des moyens d'améliorer votre service de tutorat, voici cinq conseils simples.

1. Envoyer un courriel de recrutement de tuteurs à l'ensemble des étudiants

Les courriels d'offres d'emploi sont parmi les rares courriels que les étudiants ne sautent pas - profitez-en. Annoncez un poste de travail flexible et approuvé par l'établissement dans l'objet ou la description pour un impact maximal.

2. Ajoutez le lien du formulaire de demande de tuteur sur votre site Web.

Plus il faut de clics pour trouver le formulaire de demande de tutorat, plus un candidat potentiel est susceptible d'abandonner. Si vous le pouvez, incluez également ce lien sur votre page instagram dans la section bio et faites-y référence dans une story instagram pour stimuler le recrutement.

3. Ne négligez pas les médias sociaux, faites-en une priorité !

Plus vous multipliez les occasions d'entrer en contact avec les étudiants, mieux c'est. Créez des messages hebdomadaires sur vos comptes sociaux qui alternent entre la promotion du programme pour étudiants et le recrutement/engagement de tuteurs.

Si vous voulez être créatif, vous pouvez même créer un TikTok pour recruter des tuteurs.

4. Tirer parti des différents départements, clubs et organisations

Demandez aux autres départements de partager les postes et les courriels de recrutement avec leurs étudiants afin que le programme puisse se développer dans l'ensemble de l'établissement.

5. Parfois, les vieilles méthodes sont les meilleures

Imprimez des affiches et des dépliants, et placez-les dans les endroits clés du campus pour sensibiliser le corps étudiant. Ou bien, essayez d'ajouter un signet Nimbus dans chaque livre vendu à la librairie.

BONUS

Embaucher des étudiants ambassadeurs pour faire une annonce rapide de 2 à 4 minutes au début des cours afin de promouvoir le programme de tutorat et les postes à pourvoir. Cette méthode de recrutement a été la plus efficace lorsque nous avons lancé Nimbus à l'Université McGill.

Les programmes de tutorat et de mentorat entre pairs peuvent aider les étudiants à établir des liens précieux et durables avec leur communauté - l'astuce consiste à les rendre facilement accessibles. La plateforme de Nimbus s'intègre facilement au système de gestion de l'apprentissage de votre établissement et peut mettre en relation les étudiants avec le soutien dont ils ont besoin en quelques clics. Avec l'aide de Nimbus, 60% de nos partenaires ont été en mesure d'étendre leurs programmes actuels de réussite des étudiants ou d'ajouter de nouveaux services qui répondent aux étudiants là où ils se trouvent. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider!