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Gérer un programme de tutorat n'est pas une tâche facile. Il y a les plannings, les entretiens, la vérification des antécédents, l'aide aux leçons et bien d'autres choses encore. Mais vous êtes-vous déjà arrêté pour penser au travail qui affecte d'autres services ?

C'est une chose que Derek Collins, président de l'enseignement et de l'apprentissage au Lakeland College, a remarquée à propos de leur programme de tutorat avant qu'ils ne décident de s'associer à Nimbus Learning. Non seulement la personne responsable de la gestion du programme y consacrait beaucoup de temps, mais elle avait également besoin du soutien du service des ressources humaines et d'autres membres du département.

Heureusement, Nimbus Learning offre une solution facile. Nous avons rencontré Derek pour voir comment Lakeland a utilisé Nimbus Learning pour réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au fonctionnement de leur programme de tutorat.

NL - Comment gériez-vous votre programme de tutorat par les pairs avant Nimbus ?

DC - Nous avions un système que nous utilisions par l'intermédiaire de notre département des ressources humaines pour recruter des tuteurs. Officiellement, il s'agissait de contrats individuels - vous pouvez imaginer toute la paperasserie que cela impliquait.

La programmation était gérée à l'aide d'une feuille de calcul. La personne qui s'en occupait disposait d'une grande feuille de papier et programmait les tuteurs et les étudiants. En fin de compte, nous avons dû faire appel à quelques personnes supplémentaires dans l'équipe pour prendre en charge le travail supplémentaire, car c'était tout simplement trop.

Nimbus a-t-il permis à votre service de gagner du temps dans la gestion du programme de tutorat Lakeland ?

Oui, il y avait plus d'une personne pour gérer ce programme en plus de ce qu'elle faisait déjà. Ce n'était pas rien, et il fallait aussi tenir compte du service des ressources humaines qui s'occupait de tous ces contrats et qui envoyait les chèques une fois les heures soumises.

Aujourd'hui, nous constatons que, tout au plus, une personne peut y consacrer quelques heures par jour, mais c'est rare. Peut-être au début, lorsqu'il y a un afflux d'étudiants et de tuteurs.

J'ai terminé mes tâches en 20 minutes aujourd'hui.

La plateforme Nimbus a-t-elle permis à votre programme d'être plus efficace ?

Tout à fait. La plupart des étudiants semblent pouvoir accéder à l'application sans problème, qu'ils soient étudiants ou tuteurs. Les tuteurs ont un peu plus de travail parce que nous devons examiner leur candidature pour être tuteur, donc ils attendent un peu, mais c'est quand même pas mal.

J'apprécie le fait que les étudiants puissent se connecter directement avec le tuteur. La messagerie est gérée au sein du système - nous ne partageons rien, de sorte que la confidentialité est préservée. Cela facilite grandement la planification.

Il y a tellement de choses que j'aime dans Nimbus. En tant que président du département, j'aime pouvoir consulter le tableau de bord et voir comment il est utilisé.

Les fonds sont également gérés via l'application, ce qui fait gagner du temps à notre service des ressources humaines. Les tuteurs ont fait savoir qu'ils étaient satisfaits de la rapidité et de la facilité avec lesquelles les fonds sont déposés. Nous procédons par avance : nous donnons à chaque étudiant un montant X. C'est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants sont déjà prêts à payer. Ce montant est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants ne paient rien ; ils peuvent simplement réserver un tuteur et le tour est joué.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

S'assurer que leurs disponibilités sont à jour. C'est probablement le point le plus important : ne pas oublier de mettre à jour son emploi du temps.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Il y a eu beaucoup plus de demandes de groupes. J'ai remarqué que certains tuteurs proposent spontanément des sessions de groupe.

Nous avons plus de demandes de tuteurs que de disponibilités, ce qui fait que nous n'avons généralement pas assez de tournées. Encourager davantage de sessions de groupe pourrait être un moyen de faciliter les connexions et le soutien aux étudiants.

J'ai également jeté un coup d'œil à la plateforme de mentorat. Nous pourrions certainement envisager à terme d'étendre un programme de mentorat à la plateforme.

À propos de Nimbus Learning

Nimbus Learning travaille avec les services d'aide aux étudiants des universités et des établissements d'enseignement supérieur, afin de fournir une plateforme de bout en bout pour un accès plus facile, une gestion plus efficace et la réception d'informations sur les programmes, y compris le tutorat, le mentorat et les groupes d'étude.

Les organisations qui ont établi un partenariat avec Nimbus Learning constatent en moyenne un gain de temps de 52 % pour les administrateurs qui gèrent ces programmes et une augmentation de deux fois et demie de l'utilisation par les étudiants. 97% des étudiants évaluent les sessions réservées et animées par le biais de la plateforme Nimbus à 4,5 étoiles sur 5 ou plus et font état d'une augmentation de leurs notes.

La plateforme Nimbus peut utiliser des données anonymes telles que les notes obtenues lors des cours, l'assiduité, les données démographiques et bien d'autres encore, afin de développer un score prédictif unique des étudiants à risque sur le plan académique. Cela permet aux administrateurs d'approcher directement les élèves à risque au lieu de compter sur eux pour demander de l'aide lorsqu'il est peut-être trop tard. Cette fonctionnalité permet à Nimbus d'aider les écoles à mieux cibler les étudiants à risque et à améliorer de manière significative la rétention des étudiants.

La mise en relation des programmes de tutorat des facultés peut s'avérer extrêmement bénéfique pour les étudiants et les tuteurs, en leur donnant davantage de possibilités de trouver les ressources dont ils ont besoin pour s'épanouir. C'est l'une des raisons pour lesquelles deux associations de facultés de l'Université du Manitoba, l'Engineering Society et la Science Students' Association, se sont associées à Nimbus. Aujourd'hui, les deux facultés sont en mesure de gérer leurs services de tutorat bénévole de manière indépendante, mais les étudiants de chacune d'entre elles peuvent facilement voir ce qui est offert dans l'ensemble des facultés sur une plateforme centralisée.

Ces programmes sont également uniques dans la mesure où ils sont gérés par des bénévoles. Pour comprendre les besoins et les défis uniques de ces programmes, Nimbus Learning s'est entretenu avec Amy, directrice des études de l'Association des étudiants en sciences, et Kassem, vice-président des études de la Société d'ingénierie, pour parler de leur efficacité, de leur capacité à jongler avec des rôles multiples et de la manière dont ils motivent leurs pairs.

Combien d'heures de bénévolat consacrez-vous par semaine à vos programmes de tutorat ?

Amy: C'est au début du semestre que je passe le plus de temps sur le programme, simplement pour vérifier que les tuteurs sont corrects et pour répondre aux courriels et autres choses de ce genre. Cela me prend au moins deux heures par semaine. Vers la fin du semestre, je ne consacre en moyenne qu'une heure par semaine.

Kassem: C'est la même chose pour nous. Au début du semestre, c'était presque cinq heures par semaine, alors que maintenant je gagne à peine une heure par semaine.

Quels sont les principaux objectifs de vos programmes ?

R: De nombreux cours de la faculté des sciences ont la réputation d'être difficiles. Une grande partie du matériel de cours n'est pas facile, c'est pourquoi nous reconnaissons qu'il y a un besoin de tutorat. Le tutorat par les pairs est très utile car les étudiants qui ont récemment réussi le cours peuvent vous rencontrer à votre niveau, n'est-ce pas ? Il n'est pas nécessaire d'établir un lien avec une personne beaucoup plus âgée et peut-être plus intimidante.

L'un des objectifs propres à ce type de programme, que d'autres services de tutorat ne peuvent peut-être pas offrir, est de favoriser les relations et de créer un sentiment de communauté au sein de notre faculté entre les personnes de différentes années.

K: Le programme d'ingénierie est également un domaine très difficile pour beaucoup d'étudiants. Nous avions auparavant un service de tutorat qui n'était pas assuré par Nimbus - nous nous débrouillions seuls. C'était beaucoup moins structuré et nous avons eu quelques problèmes. Je suis d'accord avec Amy sur le fait que les étudiants veulent être encadrés par des étudiants qui ont suivi les cours et qui ont connu les mêmes difficultés avec les mêmes professeurs. C'est plus facile à comprendre.

R: Souvent, les étudiants ont le même professeur, de sorte que les tuteurs savent comment se déroulent les examens et peuvent donner ce type de conseils personnalisés.

En tant qu'étudiants bénévoles, les programmes de tutorat ne sont pas votre seule responsabilité. Comment Nimbus vous aide-t-il à rester efficace ?

K: Nimbus est très facile à utiliser. Une fois que vous avez inscrit quelqu'un, il est libre de faire ce qu'il veut dans un environnement contrôlé. Lorsque vous inscrivez un tuteur, c'est son travail d'être disponible pour les étudiants. Nous n'avons pas à faire de jumelage, ce que nous faisions avant de nous associer à Nimbus. Je pense que c'est ce qui rend les choses tellement plus faciles.

R: La numérisation du programme est également très importante. Le fait de disposer d'une application le rend beaucoup plus accessible aux étudiants et aux tuteurs. C'est un format très familier pour les gens et il est disponible sur les produits Samsung et Apple. C'est tout simplement génial.

D'un point de vue administratif, il est agréable d'avoir une liste de tous les tuteurs qui utilisent notre plateforme, mais aussi de voir toutes les sessions individuelles. Je peux voir qui annule des sessions et qui en réserve d'autres, ce qui permet d'avoir une idée des personnes qui se présentent aux sessions qu'elles ont réservées.

En tant qu'étudiants, quelles sont vos relations avec les étudiants tuteurs ?

K: Honnêtement, pour les tuteurs que j'ai rencontrés par l'intermédiaire de Nimbus, nous nous connaissons maintenant, et certains d'entre eux sont même devenus de bons amis par la suite. Cela a ouvert la porte à un réseau plus large.

Comment faire du marketing auprès de vos étudiants ?

R: Grâce à COVID notamment, nous avons transféré la quasi-totalité de notre marketing en ligne. Par le biais des médias sociaux, nous l'incluons dans la lettre d'information de la Faculté des sciences qui est diffusée. Nous avons installé des moniteurs dans les couloirs, ce qui nous permet de diffuser des diapositives en continu. C'est grâce aux services de messagerie électronique que nous avons enregistré la plus forte augmentation du nombre d'utilisateurs, mais je pense que le bouche-à-oreille joue un rôle important.

Nous avons fait un peu de marketing en personne - à l'automne, nous avons organisé un événement de laboratoire, qui ressemble à un séminaire avec une centaine d'étudiants intéressés par la recherche. Nous l'avons annoncé à l'ensemble du groupe, car il s'agit de personnes qui recherchent des opportunités académiques et enrichissantes, et certaines personnes se sont jointes à nous en tant que tuteurs à la suite de cet événement.

K: Nous sommes assez semblables. Nous avons envoyé de nombreux courriels et publié des avis dans les bulletins d'information hebdomadaires du département d'ingénierie, à la fois pour solliciter des tuteurs et pour faire de la publicité auprès des tuteurs. Sur Instagram, il y a des posts hebdomadaires, des histoires et des bobines. Et lorsque Patrick est arrivé, nous avons fait des pop-in Nimbus dans les cours, ce qui a été très utile. Beaucoup de gens se sont inscrits grâce à cela.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous cherchez du soutien pour un programme de tutorat conçu sur mesure pour votre campus, nous voulons vous aider ! Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour commencer.

Il n'y a rien de tel qu'un leader qui a gravi les échelons. Katarina Allan, présidente de l'Union des étudiants de l'Université Mount Saint Vincent (MSVUSU), sait de première main ce que c'est que d'être tuteur et de devoir passer un temps considérable à établir des contacts avec les étudiants et à mettre en place des cours.

Mme Allan a d'abord créé sa propre entreprise, Katarina Allan Tutoring, en 2016. Puis, lorsque la MSVUSU a commencé à utiliser Nimbus, elle s'est inscrite. Dans l'ensemble, en tant que tutrice, elle dit que la plateforme l'a rendue plus efficace. Elle a éliminé les allers-retours pour réserver une session et a fourni un moyen facile de faire connaître ses services.

Aujourd'hui, en tant que présidente de MSVUSU, Allan a une vue d'ensemble du programme de tutorat et du rôle de Nimbus dans ce cadre. Elle s'est entretenue avec Nimbus pour parler de l'utilisation de la plateforme pour améliorer le tutorat à l'université et de ses conseils aux nouveaux pairs tuteurs.

Comment avez-vous découvert Nimbus Learning ?

Je suis en fait une tutrice professionnelle. Je dirige ma propre entreprise à Halifax, Katarina Allan Tutoring. Je suis tutrice professionnelle depuis 2016.

Lorsque la MSVUSU a obtenu la plateforme de tutorat Nimbus en 2020, j'ai pensé qu'il était logique de poser ma candidature. J'ai été approuvée et j'ai trouvé que la plateforme fonctionnait très bien. Elle augmente l'efficacité de la connexion avec les étudiants et élimine une grande partie du temps supplémentaire consacré à la réservation et à la reprogrammation des sessions et à tout ce qui s'ensuit.

** Afin d'éviter tout conflit d'intérêt dans l'administration du programme Nimbus sur le campus de la MSVU, Katerina n'est plus tutrice sur la plateforme Nimbus.

Pensez-vous que la plateforme Nimbus a facilité la mise en relation avec les étudiants ?

Il est facile d'entrer en contact avec les étudiants car ils peuvent vous trouver dans l'application et vous envoyer un message. Les tuteurs peuvent également indiquer leurs horaires directement sur l'application. Nimbus élimine une grande partie des allers-retours, des questions par courriel sur les prix, la disponibilité ou les cours que vous enseignez. Nimbus s'occupe de tout cela et le rationalise. C'est beaucoup plus facile.

Le traitement des paiements est également beaucoup plus simple. Lorsque je travaille avec des étudiants sur la plateforme Nimbus, je génère des factures et des reçus de vente et je m'occupe de tout cela. Il y a donc un peu de paperasse d'un côté comme de l'autre. Parfois, vous devez demander à quelqu'un de vous payer ou le rappeler parce qu'il a oublié. Avec la plateforme Nimbus, tout cela est pris en charge avant la session - vous n'avez pas à avoir ces conversations embarrassantes.

Nimbus a-t-il rendu votre programme plus efficace ?

Il est beaucoup plus efficace d'utiliser la plateforme que d'entrer en contact avec eux par d'autres moyens. Et je pense que c'est également plus efficace pour l'étudiant car, lorsqu'il cherche un cours, il peut choisir parmi les tuteurs disponibles. Il n'a pas besoin de passer du temps sur Kijiji ou dans un groupe Facebook à essayer de trouver des tuteurs. Il n'a pas non plus à acheter son service de tutorat auprès d'une grande entreprise où les tarifs ont tendance à être un peu plus élevés et où le montant versé au tuteur est moins important.

Quelles sont, selon vous, les fonctionnalités les plus utiles de la plateforme Nimbus ?

Le profil du tuteur, la messagerie intégrée à l'application, la programmation et le traitement des paiements sont les plus utiles. Le profil du tuteur est vraiment utile parce qu'il permet de gagner du temps sur des questions telles que "Êtes-vous en mesure de donner des cours à cette classe ? Si j'étais disponible, je pouvais l'activer et la réponse était évidente dans l'application. Et si j'ai donné des cours particuliers à une classe, la classe est disponible et la réponse est évidente dans l'application.

Le profil du tuteur est également plus efficace pour l'étudiant, car il peut se faire une idée assez précise des qualifications du tuteur et de son prix.

Une chose que je trouve également très efficace est de fournir un retour d'information à l'équipe de Nimbus et de faire développer de nouvelles fonctionnalités dans l'application.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Pour l'université et pour nos étudiants, j'ai vraiment hâte d'accroître la visibilité de la plateforme de tutorat Nimbus sur le campus et d'augmenter la couverture de nos cours. Je continue à recruter de nouveaux tuteurs pour que nous puissions disposer de ce soutien.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

Créez un profil de tuteur bien pensé et postulez pour enseigner autant de cours que possible, car vous pouvez toujours les désactiver si vous êtes trop occupé. Vous avez plus de chances d'obtenir un étudiant si vous avez plus de cours couverts et plus de disponibilités. Même si vous ne pouvez pas consacrer 10 heures de tutorat par semaine, si vous avez 10 heures disponibles, indiquez-les sur votre profil. Ensuite, une fois que vous aurez rempli le nombre d'heures souhaité, vous pourrez ajuster votre emploi du temps.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs en général ?

Les tuteurs doivent être capables de dire quand ils ne savent pas quelque chose - c'est très important. Cela ne signifie pas que vous ne faites pas du bon travail en tant que tuteur. L'honnêteté est essentielle.

Vous devez également être à l'écoute de votre élève et de ses différents besoins d'apprentissage. Être capable d'expliquer le même concept de cinq manières différentes à la suite est une compétence que vous voudrez acquérir parce que vous apprendrez à connaître votre élève et vous aurez une vision plus efficace des types d'explications qui fonctionneront avec lui. Se contenter de répéter la même explication que celle que vous avez entendue en classe ne fonctionnera pas.

Vous êtes là pour les aider à gérer leur situation. Tout le monde est capable, ils ont juste besoin de différentes stratégies d'apprentissage, de techniques et de temps. Pendant les cours, les gens ont parfois des difficultés, et il est certainement utile qu'un tuteur puisse dire quelque chose d'aussi simple que "vous savez quoi, je vois beaucoup de gens qui ont ce problème". Vous n'êtes pas le seul. Il y a alors un sentiment de soulagement et vous pouvez aller de l'avant en résolvant le problème. Une grande partie du tutorat peut consister à gérer l'anxiété de l'élève. Il ne faut jamais prétendre être un conseiller, car ce n'est pas le cas, mais on peut contribuer à faire baisser le niveau d'anxiété et à aider l'élève à mieux apprendre.

Enfin, prenez des notes pour vous-même afin de vous souvenir de ce qui a fonctionné la dernière fois lorsque vous donnerez à nouveau des cours particuliers à ce même élève. Commencez par ce qui a fonctionné et chaque session sera de plus en plus efficace.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour recruter davantage de tuteurs (aide à la rédaction de campagnes d'e-mailing, de documents marketing, etc.), nous voulons vous aider ! Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.

En savoir plus

Éducation A-Z est une entreprise de tutorat offrant une variété de services éducatifs aux étudiants de tous âges de la grande région de Montréal, du primaire au niveau universitaire. Ils offrent des cours particuliers, privés, spécifiquement adaptés au style d'apprentissage et aux besoins uniques de chaque étudiant.

Leur objectif n'est pas seulement d'améliorer les résultats scolaires, mais aussi de favoriser la confiance, l'indépendance et les compétences de vie pour améliorer la vie de leurs élèves.

Cette semaine, nous avons parlé à Alysha Zackon, co-fondatrice de Education A-Z et savante en tutorat, de l'importance de jumeler le bon tuteur aux étudiants dans le besoin et de ses objectifs pour cette année.

Quel est votre rôle dans cette entreprise ?

Je suis le co-fondateur d'Education A-Z, ainsi que l'un de ses tuteurs. Mon travail principal consiste à trouver, à introduire des instructeurs potentiels dans notre philosophie et notre approche du tutorat et de l'apprentissage, et finalement à trouver le bon tuteur pour chaque étudiant. Nous recherchons des tuteurs qui ont la bonne combinaison de connaissances du domaine, de compétences sociales, de fiabilité, d'adaptabilité et d'amour de l'enseignement.

Pourquoi avez-vous souhaité travailler avec nous ?

Lorsque j'ai entendu parler de Nimbus pour la première fois, j'ai immédiatement reconnu son potentiel pour le bénéfice de nos clients et de notre entreprise. Nimbus offre une plateforme exceptionnelle qui fournit un service très nécessaire à Montréal. Il est particulièrement important aujourd'hui pour les enseignants de pouvoir donner aux étudiants toute la gamme des sources disponibles pour les aider dans leur apprentissage. Cela inclut l'accès à la meilleure aide supplémentaire dont de nombreux étudiants ont besoin. Nimbus est une excellente plateforme pour le type de partenariat nécessaire entre Education A-Z, nos clients et nos tuteurs.

Quels sont les objectifs de votre programme pour cette année scolaire ?

Notre objectif est de mettre les étudiants en contact avec les meilleurs éducateurs afin de les aider à apprendre des contenus de manière agréable et conviviale. Nous les aidons également à se préparer aux tests et aux examens en leur enseignant à la fois le contexte et les stratégies de passation des tests qui minimisent le stress lié aux tests. Nous voulons que nos étudiants acquièrent une solide maîtrise du contenu qui se transposera dans leurs classes plus avancées et dans différents contextes. Plus important encore, nous pensons que nous pouvons enseigner à nos élèves des stratégies d'apprentissage efficaces qu'ils pourront adapter et utiliser tout au long de leur vie.

Bien que ces objectifs n'aient pas changé, la pandémie actuelle a un impact éducatif et social sur la façon dont les élèves apprennent et sur les moyens d'aider leur apprentissage ; l'éducation de A à Z s'est adaptée à ce nouveau défi.

Quel rôle espérez-vous que Nimbus puisse jouer pour vous aider à atteindre vos objectifs ?

L'importance de mettre en relation l'étudiant avec le bon tuteur ne peut être sous-estimée.

Nimbus permettra aux élèves de trouver plus facilement les services éducatifs spécialisés dont ils ont besoin. Il nous aidera à jumeler les étudiants avec le tuteur le plus approprié en fonction d'une variété de facteurs.

Nimbus facilite également le processus de planification ; le client et le tuteur peuvent consacrer moins de temps à la planification et plus de temps à l'éducation.

Avez-vous changé votre approche du tutorat/enseignement en raison de la COVID ?

Si notre philosophie et nos objectifs en matière d'enseignement n'ont pas changé, nous allons plus que jamais tirer parti de la technologie pour nous adapter à cette époque sans précédent. Comme beaucoup de nos étudiants optent pour l'apprentissage et l'environnement en ligne, nous utiliserons stratégiquement les diverses fonctionnalités des plateformes d'appel vidéo. Nous adapterons également nos méthodes pour que l'interaction entre le tuteur et l'étudiant soit aussi engageante en ligne qu'en face à face. De cette manière, nous serons en mesure de fournir une solution sûre sans compromettre la qualité de l'enseignement et de l'apprentissage.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs pour les aider à faire face à la pandémie ?

Les tuteurs doivent se servir des solutions technologiques et des outils d'apprentissage en ligne les plus récents. Ils devraient également être conscients des limites particulières de l'absence d'apprentissage dans les interactions en face à face et s'y adapter. S'ils donnent des cours particuliers à des étudiants, ils doivent respecter des règles de distanciation sociale.

Quels conseils donneriez-vous aux élèves qui commencent l'école avec le COVID en tête ?

Avant tout, suivez de près les règles de sécurité de votre école. C'est le moment de devenir des super-héros et des héroïnes et de protéger ceux qui vous entourent. Soyez fiers du fait que vos actions contribueront à la réussite de notre société.

Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider !

Nous avons récemment rencontré Mark Leeming, coordinateur des compétences d'apprentissage à l'université St. Francis Xavier, pour parler de la transition de l'université vers la plateforme Nimbus et de la manière dont leurs programmes de tutorat entendent utiliser Nimbus pour aider les étudiants tout au long de l'ère de la distanciation sociale.

StFX s'est connecté avec Nimbus à l'automne 2019. Leeming a trouvé que la plateforme Nimbus lui permettait de mieux suivre les tuteurs, de créer un registre plus précis et de mieux comprendre quels types de tuteurs sont nécessaires. Pour l'avenir, M. Leeming se réjouit de continuer à unifier la présence de StFX en matière de tutorat en ligne via la plateforme Nimbus et d'atteindre davantage d'étudiants grâce à des outils marketing plus simples. La présence de tutorat en ligne s'avérera également utile si des mesures de distanciation sociale doivent être mises en place à l'automne prochain.

Quels types d'obstacles rencontriez-vous dans votre programme de tutorat avant de vous installer à Nimbus ?

Il y avait un programme central de tutorat dans cette université, mais il a expiré il y a de nombreuses années et c'était un peu le Far West du tutorat quand je suis arrivé. Chaque département avait des politiques différentes - certains avaient la mainmise sur les choses et d'autres avaient une politique délibérée de non-intervention.

J'ai commencé par tenir un simple registre et sélectionner des tuteurs. Au début, mon registre était sur papier, puis il n'était qu'un document sur un site web, qui a rempli sa fonction pendant un certain temps, mais il est très limité. Les gens ne savaient pas qu'il existait et il était très difficile de le tenir à jour et, bien sûr, en fin de compte, ce n'est rien d'autre qu'une liste.

Je cherchais des solutions et au moment où je cherchais des améliorations, l'Union des étudiants est arrivée et m'a dit : "Nous sommes intéressés par cette chose, Nimbus. Pensez-vous que l'université serait intéressée à participer ?

Nous avons créé un partenariat [avec Nimbus] assez rapidement et nous avons également attiré l'école de commerce Schwartz. Nous sommes en train de mettre en place une succursale de mon centre de réussite des étudiants là-bas, appelée Succès Schwartz. Et l'école de commerce a également tenté de maintenir son propre registre de tuteurs par le biais de la Schwartz business society, qui a eu à peu près autant de succès que le mien, mais il était incohérent.

Donc, vous cherchiez en quelque sorte à tout regrouper sous un même parapluie ?

Exactement. C'était plus facile à gérer.

Nous avons passé un certain temps à enquêter sur les fournisseurs, il y a quelques fournisseurs principaux au Canada, et nous avons décidé que Nimbus était la voie à suivre

Comment s'est déroulée la transition, de l'absence de plate-forme à son intégration complète dans plusieurs programmes différents ?

La transition n'a pas été si difficile [depuis] que j'ai développé une sorte de registre avant cela. J'ai passé quelques années à conditionner les gens à savoir que s'ils veulent être tuteurs, ils doivent venir me parler. Ce n'était donc pas trop difficile. Il y a eu quelques difficultés à convaincre certaines personnes de passer à une base de données et à un système de programmation en ligne. Beaucoup de gens ne veulent pas inclure leurs données financières dans une application, ou les détails de leur emploi du temps, ils veulent juste que leur nom figure sur une liste pour que les gens les trouvent hors ligne. Mais sinon, un changement assez simple...

Le plus grand changement a été d'essayer de l'étendre et de convaincre plus de gens de venir en ligne et de s'éloigner de la stricte activité de tutorat hors ligne ; les convaincre qu'il y a assez d'utilité pour s'engager dans le processus d'avoir un profil.

Et comment avez-vous réussi à les convaincre de le faire ?

Il s'agit plus ou moins d'un processus d'attrition. En ce sens que plus les gens qui rejoignent sont nombreux, plus ceux qui ne rejoignent pas sont isolés. Plus ça marche, plus il y aura de gens qui le rejoindront.

Maintenant que vous travaillez avec lui depuis un certain temps, comment Nimbus a-t-il aidé votre programme de tutorat ?

Cela m'a aidé à savoir ce qui se passe. De savoir quels cours les gens recherchent. C'est beaucoup mieux que la méthode de la boîte noire qui consiste à essayer d'avoir un tuteur pour tout mais sans savoir qui travaille sur quoi.

Il est beaucoup plus facile de se tenir au courant de la mise à jour de la liste que d'envoyer des courriels tous les trimestres. Ma liste a toujours eu un certain nombre de tuteurs qui n'étaient pas vraiment actifs, mais ils y étaient quand même. C'est donc plus facile.

Je ne peux pas dire si cela a vraiment augmenté le nombre de personnes qui donnent et reçoivent des cours particuliers, car je ne sais pas vraiment quels étaient les chiffres auparavant. Et je ne sais pas vraiment quels sont les chiffres maintenant, parce qu'il y a encore beaucoup de gens qui sont restés hors ligne. Notre processus d'incorporation a été interrompu par une certaine pandémie.

Ce qui me rend le plus optimiste, c'est que le syndicat étudiant et le Schwarts Success Center travaillent tous à l'unification de la présence en ligne et à l'approche marketing des étudiants, encore plus que l'année dernière. Cette année, nous pouvons commencer avec les étudiants avant qu'ils n'arrivent sur le campus, ou sur notre campus virtuel, ou quoi que ce soit d'autre.

Que pensent vos tuteurs de l'application ?

J'ai parlé à certains d'entre eux, pas un grand nombre, parce que je n'emploie pas vraiment de tuteurs - ils sont employés dans le privé. La plate-forme enregistre le système de programmation et de paiement. Quand je parle aux tuteurs, c'est souvent soit qu'ils sont nouveaux et ne l'ont pas encore utilisé, et qu'ils sont en train de passer le processus de contrôle, soit qu'ils ont un problème. Si cela fonctionne bien, les gens ont tendance à ne pas en parler.

J'ai parlé à des gens qui avaient des problèmes avec le système de paiement ou avec le système de planification, quels que soient leurs problèmes, ils ont tous été très satisfaits de la façon dont l'équipe de Nimbus a réagi. Je veux dire par là que si vous avez l'habitude de rechercher une assistance technique pour des applications et des programmes, du matériel ou des logiciels, vous avez probablement l'habitude de poser des questions et de ne pas obtenir de réponses avant longtemps. Vous, vous êtes rapides.

Y a-t-il autre chose que vous voudriez mentionner que je n'ai pas demandé en ce qui concerne ce que vous regardez cet été ?

Vous travaillez dur pour fournir une plateforme de tutorat en ligne, ce que vous avez fait, et vous travaillez maintenant à fournir quelque chose pour le tutorat de groupe. Des départements très utiles de l'université vont s'intéresser à la mise en place d'options de tutorat de groupe, même au niveau du département.

La plupart des gens sont généralement conscients que les choses vont être différentes. Et quand les choses seront différentes, inévitablement, certains élèves en souffriront parce que nous devons faire face à toute la gamme des humains.

Chaque situation sera meilleure pour certains que pour d'autres, et ceux pour qui elle est mauvaise auront besoin d'aide. Il est bon d'avoir quelque chose comme Nimbus pour aider ce groupe de personnes à obtenir ce dont elles ont besoin.

Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider !

Nimbus a commencé à travailler avec le syndicat étudiant de St. FX à l'automne 2019 pour l'aider à rationaliser sa plateforme de tutorat. Les représentants de l'association étudiante affirment que le système a permis aux tuteurs de se connecter beaucoup plus facilement avec leurs clients. Plutôt que de devoir suivre les différentes méthodes de communication et les systèmes de messagerie qui encombrent la vie moderne, les tuteurs et les étudiants savaient exactement comment entrer en contact les uns avec les autres grâce à l'application. La plateforme permet également aux administrateurs du programme de définir des sites spécifiques approuvés pour le tutorat, ce qui accroît la sécurité des élèves et des tuteurs. Enfin, étant donné qu'il est désormais possible de suivre les matières demandées par les élèves, le programme de tutorat sait pour quelles matières il doit recruter des tuteurs, ce qui permet de mieux soutenir les élèves.

Ici, nous avons parlé à un représentant du syndicat des étudiants pour voir comment Nimbus s'intègre dans leur programme de tutorat.

Quand l'Union des étudiants de St. FX a-t-elle commencé à utiliser Nimbus ?

Nous avons mis en place le système en novembre.

What made you look for a platform like Nimbus?

Nous avions beaucoup de difficultés avec notre ancien système de tutorat par les pairs et beaucoup de tuteurs nous semblaient très frustrés. Ce n'était pas vraiment exact. Et donc, quand Nimbus nous a proposé de les utiliser comme application de tutorat par les pairs, nous avons commencé à examiner d'autres options et nous avons fini par choisir Nimbus parce que nous pensions que c'était la meilleure solution.

Quels types d'obstacles avez-vous rencontrés dans votre programme de tutorat avant de mettre en œuvre Nimbus ?

I couldn’t speak to all of the barriers, but from what I’ve understood from listening to students, the main barrier was the technology and getting in contact with their own tutor. Rather than the apps facilitating all of it, which it does now, they would have to ask and email each other and a lot of other barriers to entry. The vetting system was complicated, and the software in general was pretty dated.

Que recherchiez-vous dans ce genre d'application ?

Lorsque nous avons commencé à chercher, nous avons réalisé que ce que nous cherchions était une application qui facilitait tout : messagerie, invitations au calendrier, le tout sur dix mètres.

Comme un guichet unique - pour que les étudiants n'aient pas à s'éloigner de l'application pour régler tout cela ?

Exactement. Beaucoup de tuteurs, ce que j'ai trouvé, utilisaient leur messagerie Facebook pour certains étudiants, leurs courriels pour d'autres. Ils avaient du mal à se souvenir de l'endroit où ils se rencontraient.

Comment Nimbus a-t-il aidé votre programme de tutorat ?

Nous sommes encore en train de le mettre en place, mais jusqu'à présent, la sécurité [du programme] est excellente, car tout se fait en interne et nous pouvons choisir les lieux où les tuteurs interviennent. Le fait que nous soyons maintenant en mesure de contrôler le nombre d'interventions, les endroits où nous avons besoin de plus de tuteurs, ou les matières pour lesquelles nous avons besoin de plus de tuteurs et autres - c'est vraiment excellent. Il l'a organisé, pour vous donner une réponse courte.

Cela vous a donc aidé non seulement à établir le calendrier, mais aussi à rationaliser l'ensemble du programme ?

Oui, absolument.

Y a-t-il autre chose que vous aimeriez nous dire sur Nimbus ou sur la façon dont vous le mettez en œuvre ?

Everybody that I’ve worked with in Nimbus and in the implementation process have been incredible to work with. And the speed at which Ben and Will work at, also, how they’ve helped us in our marketing troubles and creating marketing materials and creating classroom announcements scripts has been superb. From a customer service perspective, they’ve been absolutely great to work with.Reduce guesswork — rely on data and disciplined rules, not emotions learn more.

/*! elementor – v3.5.6 – 28-02-2022 */
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L'application Nimbus peut faciliter la mise en relation des étudiants avec les tuteurs. Laissez-nous vous montrer comment.