La situation
Le tutorat à St. Clair est gratuit pour les étudiants et apprécié du corps professoral, mais il reposait sur beaucoup de travail manuel. Coordonner les réservations entre les campus prenait de 30 à 60 heures par semestre. La paie prenait 13 heures toutes les deux semaines, plus de 90 heures par semestre, seulement pour payer les tuteurs. Sans données en temps réel, les décisions se prenaient sans voir comment le programme se portait.
Ce que Nimbus a fait
Les étudiants cherchent et réservent maintenant eux-mêmes leurs séances de tutorat. Un système de feuilles de temps et d’étiquettes conçu pour la structure multicampus de St. Clair gère la paie d’une centaine de tuteurs. Le tableau de bord montre quand et où chaque service est utilisé.
Le résultat
Les séances ont plus que doublé en un an. Le temps consacré au traitement de la paie a baissé de 94 %, de 13 heures à 45 minutes. Le programme a reçu 265 candidatures de tuteurs spontanées sans dépenser en marketing, et compte 94 tuteurs actifs. Les données d’utilisation ont montré, par exemple, que les étudiants en TI utilisaient beaucoup les séances de conversation anglaise ; les heures sans rendez-vous s’adaptent donc maintenant aux cours de TI.
“With Nimbus, we really do feel like we're part of a community that’s empowered us to customize a solution that works for us.”
“This has led to massive cost savings on our end, as well as a much more effective use of time for the tutors – rather than having to be sitting in the walk-in lab hoping someone comes in.”