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Gérer un programme de tutorat n'est pas une tâche facile. Il y a les plannings, les entretiens, la vérification des antécédents, l'aide aux leçons et bien d'autres choses encore. Mais vous êtes-vous déjà arrêté pour penser au travail qui affecte d'autres services ?

C'est une chose que Derek Collins, président de l'enseignement et de l'apprentissage au Lakeland College, a remarquée à propos de leur programme de tutorat avant qu'ils ne décident de s'associer à Nimbus Learning. Non seulement la personne responsable de la gestion du programme y consacrait beaucoup de temps, mais elle avait également besoin du soutien du service des ressources humaines et d'autres membres du département.

Heureusement, Nimbus Learning offre une solution facile. Nous avons rencontré Derek pour voir comment Lakeland a utilisé Nimbus Learning pour réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au fonctionnement de leur programme de tutorat.

NL - Comment gériez-vous votre programme de tutorat par les pairs avant Nimbus ?

DC - Nous avions un système que nous utilisions par l'intermédiaire de notre département des ressources humaines pour recruter des tuteurs. Officiellement, il s'agissait de contrats individuels - vous pouvez imaginer toute la paperasserie que cela impliquait.

La programmation était gérée à l'aide d'une feuille de calcul. La personne qui s'en occupait disposait d'une grande feuille de papier et programmait les tuteurs et les étudiants. En fin de compte, nous avons dû faire appel à quelques personnes supplémentaires dans l'équipe pour prendre en charge le travail supplémentaire, car c'était tout simplement trop.

Nimbus a-t-il permis à votre service de gagner du temps dans la gestion du programme de tutorat Lakeland ?

Oui, il y avait plus d'une personne pour gérer ce programme en plus de ce qu'elle faisait déjà. Ce n'était pas rien, et il fallait aussi tenir compte du service des ressources humaines qui s'occupait de tous ces contrats et qui envoyait les chèques une fois les heures soumises.

Aujourd'hui, nous constatons que, tout au plus, une personne peut y consacrer quelques heures par jour, mais c'est rare. Peut-être au début, lorsqu'il y a un afflux d'étudiants et de tuteurs.

J'ai terminé mes tâches en 20 minutes aujourd'hui.

La plateforme Nimbus a-t-elle permis à votre programme d'être plus efficace ?

Tout à fait. La plupart des étudiants semblent pouvoir accéder à l'application sans problème, qu'ils soient étudiants ou tuteurs. Les tuteurs ont un peu plus de travail parce que nous devons examiner leur candidature pour être tuteur, donc ils attendent un peu, mais c'est quand même pas mal.

J'apprécie le fait que les étudiants puissent se connecter directement avec le tuteur. La messagerie est gérée au sein du système - nous ne partageons rien, de sorte que la confidentialité est préservée. Cela facilite grandement la planification.

Il y a tellement de choses que j'aime dans Nimbus. En tant que président du département, j'aime pouvoir consulter le tableau de bord et voir comment il est utilisé.

Les fonds sont également gérés via l'application, ce qui fait gagner du temps à notre service des ressources humaines. Les tuteurs ont fait savoir qu'ils étaient satisfaits de la rapidité et de la facilité avec lesquelles les fonds sont déposés. Nous procédons par avance : nous donnons à chaque étudiant un montant X. C'est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants sont déjà prêts à payer. Ce montant est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants ne paient rien ; ils peuvent simplement réserver un tuteur et le tour est joué.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

S'assurer que leurs disponibilités sont à jour. C'est probablement le point le plus important : ne pas oublier de mettre à jour son emploi du temps.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Il y a eu beaucoup plus de demandes de groupes. J'ai remarqué que certains tuteurs proposent spontanément des sessions de groupe.

Nous avons plus de demandes de tuteurs que de disponibilités, ce qui fait que nous n'avons généralement pas assez de tournées. Encourager davantage de sessions de groupe pourrait être un moyen de faciliter les connexions et le soutien aux étudiants.

J'ai également jeté un coup d'œil à la plateforme de mentorat. Nous pourrions certainement envisager à terme d'étendre un programme de mentorat à la plateforme.

À propos de Nimbus Learning

Nimbus Learning travaille avec les services d'aide aux étudiants des universités et des établissements d'enseignement supérieur, afin de fournir une plateforme de bout en bout pour un accès plus facile, une gestion plus efficace et la réception d'informations sur les programmes, y compris le tutorat, le mentorat et les groupes d'étude.

Les organisations qui ont établi un partenariat avec Nimbus Learning constatent en moyenne un gain de temps de 52 % pour les administrateurs qui gèrent ces programmes et une augmentation de deux fois et demie de l'utilisation par les étudiants. 97% des étudiants évaluent les sessions réservées et animées par le biais de la plateforme Nimbus à 4,5 étoiles sur 5 ou plus et font état d'une augmentation de leurs notes.

La plateforme Nimbus peut utiliser des données anonymes telles que les notes obtenues lors des cours, l'assiduité, les données démographiques et bien d'autres encore, afin de développer un score prédictif unique des étudiants à risque sur le plan académique. Cela permet aux administrateurs d'approcher directement les élèves à risque au lieu de compter sur eux pour demander de l'aide lorsqu'il est peut-être trop tard. Cette fonctionnalité permet à Nimbus d'aider les écoles à mieux cibler les étudiants à risque et à améliorer de manière significative la rétention des étudiants.

Le Talented Scholars Resource Room (TSR^2) du MIT offre un soutien et des conseils aux étudiants par l'intermédiaire de l'Office of Minority Education (Bureau de l'éducation des minorités). Les services de soutien académique - tels que les révisions d'examens, les groupes d'étude dirigés et les cours particuliers - sont fournis gratuitement aux étudiants et sont dirigés par des étudiants de premier cycle et des étudiants diplômés.

Conformément à la réputation mondiale du MIT, TSR^2 offre des services de premier ordre à un rythme incroyablement efficace, en optimisant une petite équipe pour répondre aux besoins de leur corps étudiant. Pour l'année scolaire 2021 (juillet 2021-juin 2022), la petite équipe de facilitateurs(tuteurs) a organisé 330 sessions, illustrant la cohérence et la productivité dans le soutien de leurs étudiants.

En raison de son impact important, l'équipe de TSR^2 avait besoin d'un programme réactif qui pourrait prendre en charge les tâches répétitives et chronophages, tout en étant facile à adapter pour les étudiants et à utiliser pendant les périodes stressantes de leur calendrier académique.

La solution d'apprentissage Nimbus

Une réduction de 50 % du travail administratif

"Avant Nimbus, tout reposait sur nous. Nous devions gérer la plate-forme permettant aux étudiants de demander des heures de tutorat. Il en allait de même pour les animateurs, qui devaient indiquer leurs horaires et leurs disponibilités. Nous devions donc tout ajouter, tout supprimer, nous devions nous occuper de tous les changements nécessaires.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La plateforme Nimbus prend en charge la planification et la collecte des données pour les étudiants et les tuteurs, ce qui signifie que l'administration a plus de temps à consacrer à la connexion avec les étudiants et à la réponse à leurs besoins. En passant à la plateforme Nimbus, la TSR^2 estime avoir gagné 10 heures par semaine. Uri Martinez-Tavera, coordinateur de programme pour le Bureau de l'éducation des minorités du MIT, affirme qu'elle ne consacre plus que 10 à 15 heures par semaine à l'orchestration du programme, ce qui signifie une réduction de 50 % du temps administratif.

La fiabilité est également un facteur pour tout programme basé sur la technologie. L'équipe estime qu'elle économise encore plus que les 10 heures par semaine, étant donné que leur ancienne plateforme tombait parfois en panne et que l'équipe devait programmer manuellement toutes les sessions jusqu'à ce qu'un correctif soit apporté. Avec Nimbus Learning, ce problème n'existe plus.

En plus de la charge de travail administratif, Nimbus a également ajouté de nouvelles méthodes de collecte de données que l'équipe a pu utiliser pour planifier à l'avance. Les informations, telles que les cours les plus demandés, les aident à adapter le recrutement des animateurs à l'évolution des besoins des étudiants. Il est ainsi plus facile pour les étudiants d'obtenir l'aide dont ils ont besoin quand ils en ont besoin - et les étudiants satisfaits reviennent.

Faciliter l'expérience des étudiants

"Il s'agit d'une trajectoire ascendante constante, ce qui est formidable.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La mise en place d'un système de réservation facile à utiliser a permis aux étudiants de profiter plus facilement des services offerts par TSR^2. Après une brève période de transition d'environ un mois, le nombre de sessions a commencé à augmenter par rapport à l'offre de cours de l'année précédente.

Selon M. Kalloo, cela est dû en partie à la facilité avec laquelle les étudiants utilisent la plateforme Nimbus, ainsi qu'aux vidéos de formation et à la FAQ fournies sur leur site web, qui peuvent aider les étudiants à la demande. Les animateurs formés à tous les aspects de la plateforme par Nimbus signifient également que si les étudiants ont une question, ils disposent de plusieurs ressources auxquelles ils peuvent s'adresser pour obtenir des réponses.

Il est important d'améliorer l'accès partout où cela est possible, car chaque obstacle augmente le risque d'abandon des élèves. Un système facile à utiliser permet de s'assurer que les programmes sont utilisés au maximum de leur potentiel.

Une structure de programme solide

Le programme TSR^2 fonctionne de manière rigoureuse, ce qui signifie que les étudiants savent à quel soutien ils peuvent s'attendre, que ce soit pour travailler en tant qu'animateur ou pour demander de l'aide.

Un membre du personnel se consacre spécifiquement à l'obtention du matériel académique et des plans de cours des différents départements. Toutes ces informations - partiels à venir, devoirs, matériel d'aide pour ces tâches, etc. - sont ensuite consolidées et fournies aux tuteurs. Les animateurs bénéficient également de séances de formation sur la plateforme et sur les compétences pédagogiques, ainsi que de contrôles mensuels avec l'équipe administrative.

Reconnaissant les nombreux styles d'apprentissage des étudiants, TSR^2 offre également de la flexibilité - des sessions d'étude individuelles ou en groupe aux soirées de résolution de problèmes, proposées à distance ou en personne. Le programme répond aux besoins des étudiants.

Soutenu par une équipe de partenariat réactive

On nous a toujours dit "Oui, nous pouvons le faire" ou "Travaillons-y". Il n'y a jamais eu de 'non, ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire', ce qui est vraiment génial".

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

Comme tous les programmes, TSR^2 a des besoins spécifiques qui correspondent directement à son programme et à ses étudiants. L'équipe Nimbus est toujours disponible par email, prête à s'adapter aux exigences d'un programme en pleine croissance.

Au début, le programme permettait aux étudiants de s'inscrire en fonction des besoins, mais la TSR^2 s'est inquiétée du fait qu'un petit nombre d'étudiants enthousiastes réservaient rapidement toutes les sessions. Nimbus a introduit un plafond pour chaque étudiant, afin de s'assurer que le soutien est disponible pour tous les étudiants lorsqu'ils sont prêts. Ce plafond peut être adapté en fonction des besoins, afin que l'équipe puisse s'adapter à des circonstances particulières.

Conclusion

Les petites équipes peuvent avoir un impact important sur la vie des étudiants, en particulier lorsqu'elles ont été mises en place de manière aussi efficace que TSR^2. Nimbus joue un rôle de soutien important dans ce programme, en réduisant leur charge de travail administratif d'environ 10 heures par semaine, tout en tenant l'équipe informée grâce à des analyses actualisées. Cela signifie que l'équipe de la TSR^2 a plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment - et sur les informations dont elle a besoin pour le faire mieux que jamais.

"Un aspect merveilleux du travail avec Nimbus Learning est qu'ils ont été si ouverts et accueillants. Les facilitateurs et l'équipe de TSR^2 ont la possibilité de demander de l'aide, et l'équipe de Nimbus a été très réactive.

- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT

La mise en relation des programmes de tutorat des facultés peut s'avérer extrêmement bénéfique pour les étudiants et les tuteurs, en leur donnant davantage de possibilités de trouver les ressources dont ils ont besoin pour s'épanouir. C'est l'une des raisons pour lesquelles deux associations de facultés de l'Université du Manitoba, l'Engineering Society et la Science Students' Association, se sont associées à Nimbus. Aujourd'hui, les deux facultés sont en mesure de gérer leurs services de tutorat bénévole de manière indépendante, mais les étudiants de chacune d'entre elles peuvent facilement voir ce qui est offert dans l'ensemble des facultés sur une plateforme centralisée.

Ces programmes sont également uniques dans la mesure où ils sont gérés par des bénévoles. Pour comprendre les besoins et les défis uniques de ces programmes, Nimbus Learning s'est entretenu avec Amy, directrice des études de l'Association des étudiants en sciences, et Kassem, vice-président des études de la Société d'ingénierie, pour parler de leur efficacité, de leur capacité à jongler avec des rôles multiples et de la manière dont ils motivent leurs pairs.

Combien d'heures de bénévolat consacrez-vous par semaine à vos programmes de tutorat ?

Amy: C'est au début du semestre que je passe le plus de temps sur le programme, simplement pour vérifier que les tuteurs sont corrects et pour répondre aux courriels et autres choses de ce genre. Cela me prend au moins deux heures par semaine. Vers la fin du semestre, je ne consacre en moyenne qu'une heure par semaine.

Kassem: C'est la même chose pour nous. Au début du semestre, c'était presque cinq heures par semaine, alors que maintenant je gagne à peine une heure par semaine.

Quels sont les principaux objectifs de vos programmes ?

R: De nombreux cours de la faculté des sciences ont la réputation d'être difficiles. Une grande partie du matériel de cours n'est pas facile, c'est pourquoi nous reconnaissons qu'il y a un besoin de tutorat. Le tutorat par les pairs est très utile car les étudiants qui ont récemment réussi le cours peuvent vous rencontrer à votre niveau, n'est-ce pas ? Il n'est pas nécessaire d'établir un lien avec une personne beaucoup plus âgée et peut-être plus intimidante.

L'un des objectifs propres à ce type de programme, que d'autres services de tutorat ne peuvent peut-être pas offrir, est de favoriser les relations et de créer un sentiment de communauté au sein de notre faculté entre les personnes de différentes années.

K: Le programme d'ingénierie est également un domaine très difficile pour beaucoup d'étudiants. Nous avions auparavant un service de tutorat qui n'était pas assuré par Nimbus - nous nous débrouillions seuls. C'était beaucoup moins structuré et nous avons eu quelques problèmes. Je suis d'accord avec Amy sur le fait que les étudiants veulent être encadrés par des étudiants qui ont suivi les cours et qui ont connu les mêmes difficultés avec les mêmes professeurs. C'est plus facile à comprendre.

R: Souvent, les étudiants ont le même professeur, de sorte que les tuteurs savent comment se déroulent les examens et peuvent donner ce type de conseils personnalisés.

En tant qu'étudiants bénévoles, les programmes de tutorat ne sont pas votre seule responsabilité. Comment Nimbus vous aide-t-il à rester efficace ?

K: Nimbus est très facile à utiliser. Une fois que vous avez inscrit quelqu'un, il est libre de faire ce qu'il veut dans un environnement contrôlé. Lorsque vous inscrivez un tuteur, c'est son travail d'être disponible pour les étudiants. Nous n'avons pas à faire de jumelage, ce que nous faisions avant de nous associer à Nimbus. Je pense que c'est ce qui rend les choses tellement plus faciles.

R: La numérisation du programme est également très importante. Le fait de disposer d'une application le rend beaucoup plus accessible aux étudiants et aux tuteurs. C'est un format très familier pour les gens et il est disponible sur les produits Samsung et Apple. C'est tout simplement génial.

D'un point de vue administratif, il est agréable d'avoir une liste de tous les tuteurs qui utilisent notre plateforme, mais aussi de voir toutes les sessions individuelles. Je peux voir qui annule des sessions et qui en réserve d'autres, ce qui permet d'avoir une idée des personnes qui se présentent aux sessions qu'elles ont réservées.

En tant qu'étudiants, quelles sont vos relations avec les étudiants tuteurs ?

K: Honnêtement, pour les tuteurs que j'ai rencontrés par l'intermédiaire de Nimbus, nous nous connaissons maintenant, et certains d'entre eux sont même devenus de bons amis par la suite. Cela a ouvert la porte à un réseau plus large.

Comment faire du marketing auprès de vos étudiants ?

R: Grâce à COVID notamment, nous avons transféré la quasi-totalité de notre marketing en ligne. Par le biais des médias sociaux, nous l'incluons dans la lettre d'information de la Faculté des sciences qui est diffusée. Nous avons installé des moniteurs dans les couloirs, ce qui nous permet de diffuser des diapositives en continu. C'est grâce aux services de messagerie électronique que nous avons enregistré la plus forte augmentation du nombre d'utilisateurs, mais je pense que le bouche-à-oreille joue un rôle important.

Nous avons fait un peu de marketing en personne - à l'automne, nous avons organisé un événement de laboratoire, qui ressemble à un séminaire avec une centaine d'étudiants intéressés par la recherche. Nous l'avons annoncé à l'ensemble du groupe, car il s'agit de personnes qui recherchent des opportunités académiques et enrichissantes, et certaines personnes se sont jointes à nous en tant que tuteurs à la suite de cet événement.

K: Nous sommes assez semblables. Nous avons envoyé de nombreux courriels et publié des avis dans les bulletins d'information hebdomadaires du département d'ingénierie, à la fois pour solliciter des tuteurs et pour faire de la publicité auprès des tuteurs. Sur Instagram, il y a des posts hebdomadaires, des histoires et des bobines. Et lorsque Patrick est arrivé, nous avons fait des pop-in Nimbus dans les cours, ce qui a été très utile. Beaucoup de gens se sont inscrits grâce à cela.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous cherchez du soutien pour un programme de tutorat conçu sur mesure pour votre campus, nous voulons vous aider ! Prenez contact avec nous dès aujourd'hui pour commencer.

Il n'y a rien de tel qu'un leader qui a gravi les échelons. Katarina Allan, présidente de l'Union des étudiants de l'Université Mount Saint Vincent (MSVUSU), sait de première main ce que c'est que d'être tuteur et de devoir passer un temps considérable à établir des contacts avec les étudiants et à mettre en place des cours.

Mme Allan a d'abord créé sa propre entreprise, Katarina Allan Tutoring, en 2016. Puis, lorsque la MSVUSU a commencé à utiliser Nimbus, elle s'est inscrite. Dans l'ensemble, en tant que tutrice, elle dit que la plateforme l'a rendue plus efficace. Elle a éliminé les allers-retours pour réserver une session et a fourni un moyen facile de faire connaître ses services.

Aujourd'hui, en tant que présidente de MSVUSU, Allan a une vue d'ensemble du programme de tutorat et du rôle de Nimbus dans ce cadre. Elle s'est entretenue avec Nimbus pour parler de l'utilisation de la plateforme pour améliorer le tutorat à l'université et de ses conseils aux nouveaux pairs tuteurs.

Comment avez-vous découvert Nimbus Learning ?

Je suis en fait une tutrice professionnelle. Je dirige ma propre entreprise à Halifax, Katarina Allan Tutoring. Je suis tutrice professionnelle depuis 2016.

Lorsque la MSVUSU a obtenu la plateforme de tutorat Nimbus en 2020, j'ai pensé qu'il était logique de poser ma candidature. J'ai été approuvée et j'ai trouvé que la plateforme fonctionnait très bien. Elle augmente l'efficacité de la connexion avec les étudiants et élimine une grande partie du temps supplémentaire consacré à la réservation et à la reprogrammation des sessions et à tout ce qui s'ensuit.

** Afin d'éviter tout conflit d'intérêt dans l'administration du programme Nimbus sur le campus de la MSVU, Katerina n'est plus tutrice sur la plateforme Nimbus.

Pensez-vous que la plateforme Nimbus a facilité la mise en relation avec les étudiants ?

Il est facile d'entrer en contact avec les étudiants car ils peuvent vous trouver dans l'application et vous envoyer un message. Les tuteurs peuvent également indiquer leurs horaires directement sur l'application. Nimbus élimine une grande partie des allers-retours, des questions par courriel sur les prix, la disponibilité ou les cours que vous enseignez. Nimbus s'occupe de tout cela et le rationalise. C'est beaucoup plus facile.

Le traitement des paiements est également beaucoup plus simple. Lorsque je travaille avec des étudiants sur la plateforme Nimbus, je génère des factures et des reçus de vente et je m'occupe de tout cela. Il y a donc un peu de paperasse d'un côté comme de l'autre. Parfois, vous devez demander à quelqu'un de vous payer ou le rappeler parce qu'il a oublié. Avec la plateforme Nimbus, tout cela est pris en charge avant la session - vous n'avez pas à avoir ces conversations embarrassantes.

Nimbus a-t-il rendu votre programme plus efficace ?

Il est beaucoup plus efficace d'utiliser la plateforme que d'entrer en contact avec eux par d'autres moyens. Et je pense que c'est également plus efficace pour l'étudiant car, lorsqu'il cherche un cours, il peut choisir parmi les tuteurs disponibles. Il n'a pas besoin de passer du temps sur Kijiji ou dans un groupe Facebook à essayer de trouver des tuteurs. Il n'a pas non plus à acheter son service de tutorat auprès d'une grande entreprise où les tarifs ont tendance à être un peu plus élevés et où le montant versé au tuteur est moins important.

Quelles sont, selon vous, les fonctionnalités les plus utiles de la plateforme Nimbus ?

Le profil du tuteur, la messagerie intégrée à l'application, la programmation et le traitement des paiements sont les plus utiles. Le profil du tuteur est vraiment utile parce qu'il permet de gagner du temps sur des questions telles que "Êtes-vous en mesure de donner des cours à cette classe ? Si j'étais disponible, je pouvais l'activer et la réponse était évidente dans l'application. Et si j'ai donné des cours particuliers à une classe, la classe est disponible et la réponse est évidente dans l'application.

Le profil du tuteur est également plus efficace pour l'étudiant, car il peut se faire une idée assez précise des qualifications du tuteur et de son prix.

Une chose que je trouve également très efficace est de fournir un retour d'information à l'équipe de Nimbus et de faire développer de nouvelles fonctionnalités dans l'application.

Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?

Pour l'université et pour nos étudiants, j'ai vraiment hâte d'accroître la visibilité de la plateforme de tutorat Nimbus sur le campus et d'augmenter la couverture de nos cours. Je continue à recruter de nouveaux tuteurs pour que nous puissions disposer de ce soutien.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?

Créez un profil de tuteur bien pensé et postulez pour enseigner autant de cours que possible, car vous pouvez toujours les désactiver si vous êtes trop occupé. Vous avez plus de chances d'obtenir un étudiant si vous avez plus de cours couverts et plus de disponibilités. Même si vous ne pouvez pas consacrer 10 heures de tutorat par semaine, si vous avez 10 heures disponibles, indiquez-les sur votre profil. Ensuite, une fois que vous aurez rempli le nombre d'heures souhaité, vous pourrez ajuster votre emploi du temps.

Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs en général ?

Les tuteurs doivent être capables de dire quand ils ne savent pas quelque chose - c'est très important. Cela ne signifie pas que vous ne faites pas du bon travail en tant que tuteur. L'honnêteté est essentielle.

Vous devez également être à l'écoute de votre élève et de ses différents besoins d'apprentissage. Être capable d'expliquer le même concept de cinq manières différentes à la suite est une compétence que vous voudrez acquérir parce que vous apprendrez à connaître votre élève et vous aurez une vision plus efficace des types d'explications qui fonctionneront avec lui. Se contenter de répéter la même explication que celle que vous avez entendue en classe ne fonctionnera pas.

Vous êtes là pour les aider à gérer leur situation. Tout le monde est capable, ils ont juste besoin de différentes stratégies d'apprentissage, de techniques et de temps. Pendant les cours, les gens ont parfois des difficultés, et il est certainement utile qu'un tuteur puisse dire quelque chose d'aussi simple que "vous savez quoi, je vois beaucoup de gens qui ont ce problème". Vous n'êtes pas le seul. Il y a alors un sentiment de soulagement et vous pouvez aller de l'avant en résolvant le problème. Une grande partie du tutorat peut consister à gérer l'anxiété de l'élève. Il ne faut jamais prétendre être un conseiller, car ce n'est pas le cas, mais on peut contribuer à faire baisser le niveau d'anxiété et à aider l'élève à mieux apprendre.

Enfin, prenez des notes pour vous-même afin de vous souvenir de ce qui a fonctionné la dernière fois lorsque vous donnerez à nouveau des cours particuliers à ce même élève. Commencez par ce qui a fonctionné et chaque session sera de plus en plus efficace.

Chez Nimbus, nous ne nous contentons pas de vous encourager, nous travaillons activement à la réussite de votre programme. Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d'aide pour recruter davantage de tuteurs (aide à la rédaction de campagnes d'e-mailing, de documents marketing, etc.), nous voulons vous aider ! Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus.

En savoir plus

Chez Nimbus, nous sommes toujours ravis de commencer un nouveau partenariat - pour nous connecter avec leurs nouvelles équipes et soutenir leur culture unique de campus. C'est pourquoi nous sommes ravis d'annoncer un nouveau partenariat avec le syndicat étudiant de Mount Allison, au Nouveau-Brunswick.

Nous avons rencontré Charlie Burke, le vice-président des affaires académiques du syndicat étudiant de Mount Allison, pour discuter des plans ambitieux du syndicat visant à centraliser les différents programmes de tutorat sur le campus à l'aide de la plateforme Nimbus et de la manière dont ils entendent répondre aux exigences d'un campus hybride.

Qu'est-ce qui vous a incité à vous associer à Nimbus ?

Auparavant, le syndicat des étudiants n'avait pas participé au tutorat par les pairs. L'année dernière, notre président s'est vraiment intéressé à Nimbus et a vu comment nous pouvions aider à jouer un rôle plus important dans la mise en relation des étudiants avec le tutorat. Je me suis impliqué pour amener Nimbus sur le campus et trouver un moyen pour le syndicat des étudiants de promouvoir et de centraliser les tuteurs dans toutes les sociétés.

Mon objectif principal est que lorsque les étudiants pensent "J'ai besoin d'un tuteur", ils puissent aller directement à l'application Nimbus, au lieu de devoir faire des recherches dans les différentes associations étudiantes pour trouver un tuteur dans la matière dont ils ont besoin.

Notre ancien format n'était pas non plus très efficace, car une fois que les étudiants avaient trouvé un tuteur, ils lui envoyaient un e-mail pour s'apercevoir qu'il n'était pas disponible, ou qu'il était en échange ou autre.

Mon objectif principal cette année est donc de centraliser et de rendre plus efficace.

Gérerez-vous les tuteurs, ou cela restera-t-il à la discrétion des sociétés sur le campus ?

Nous nous retirons de l'accueil des tuteurs afin que les sociétés puissent toujours mettre leurs tuteurs sur cette application. Les sociétés savent de quels types de tuteurs elles ont besoin et nous ne voulons pas interférer avec cela.

Nous travaillons en partenariat avec notre centre d'hébergement. Ils ont un ensemble de règles assez strictes que leurs tuteurs doivent respecter pour être qualifiés.... Nous ne voulons pas leur marcher sur les pieds parce qu'ils ont un système qui fonctionne très bien là-bas ; nous voulons simplement nous assurer qu'il est plus accessible et plus efficace pour les étudiants.

Ce qui nous plaît le plus dans Nimbus, c'est que nous pouvons désormais envoyer des sondages et voir les évaluations des tuteurs et les plaintes. Nous sommes ravis d'utiliser ces outils pour déterminer les domaines dans lesquels le tutorat doit être plus efficace et ceux dans lesquels les organisations peuvent faire mieux. Cette année, nous voulons que les gens puissent bénéficier d'une meilleure expérience.

Avez-vous changé votre approche du programme de tutorat cette année à cause de COVID ?

Grâce à COVID, les choses sont tout simplement différentes car elles doivent être tout à fait virtuelles maintenant, ou avoir la possibilité de l'être. Le partenariat avec Nimbus nous a donné la possibilité d'avoir des sessions de tutorat virtuelles et des outils comme le tableau blanc pour les gérer.

Cet automne, Mount Allison fait ce mélange 50/50 de cours en personne et de cours en ligne. Nous voulions donc nous assurer que les étudiants qui apprennent à distance ne soient pas complètement exclus du tutorat par les pairs, parce qu'ils ne peuvent pas utiliser FaceTime comme tuteur ou autre.

C'est aussi une bonne garantie, au cas où une épidémie ou un événement qui ferait reculer les restrictions se produirait. Nous avons Nimbus comme filet de sécurité car il dispose de cette option virtuelle.

Vous êtes donc prêts à devenir presque entièrement virtuels si vous en avez besoin.

Oui, exactement. C'est l'une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi Nimbus cette année et avons obtenu un tel soutien de l'université. De nombreuses organisations de l'université voulaient vraiment participer à ce projet, car cela nous permet de disposer d'un filet de sécurité qui nous permet d'effectuer une transition rapide si les choses doivent se faire en ligne.

Avez-vous des conseils à donner aux tuteurs qui vont devoir naviguer dans l'enseignement en ligne ??

Mon conseil est d'être patient - je pense que c'est mon conseil en général cette année. Même avec les étudiants quand on parle de la faculté - c'est différent. C'est vraiment différent. Et ça ne va pas se passer aussi bien que les choses pourraient l'être juste parce que nous sommes dans ce monde fou en ce moment et que nous ne savons pas vraiment ce qui va se passer.

Il faut y aller doucement. Apprenez les outils et essayez différentes méthodes de tutorat et vous obtiendrez le même succès à la fin de la journée.

C'est cette nouvelle normalité dont tout le monde parle, n'est-ce pas ?

Oui, exactement. Ça va être différent et beaucoup de gens ont hâte que les choses redeviennent comme avant. Elles pourraient revenir à la normale, ou vous pourriez être sur Zoom pendant un certain temps.

Essayez d'accepter les nouvelles choses qui en découlent ; utilisez toutes les opportunités et les outils en ligne et à distance qui en découlent. Ce n'est pas parce que quelque chose est en ligne qu'il a automatiquement moins de valeur. Il peut s'agir de quelque chose de très utile, que vous finirez par utiliser au quotidien.

Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider !

Pour en savoir plus sur l'intégration d'un nouveau programme de tutorat dans la culture étudiante existante, nous nous sommes entretenus avec Cecil VanBuskirk, l'ancien président du syndicat étudiant de St. FX et membre actuel du conseil consultatif des étudiants de Nimbus, qui aide l'établissement à comprendre les besoins des étudiants actuels.

St. FX avait-il un programme de tutorat avant que vous ne preniez contact avec Nimbus ?

Nous avions un programme de tutorat, mais il était basé dans notre bibliothèque et n'a jamais vraiment été adopté par l'ensemble des étudiants. Beaucoup de gens se donnaient des cours particuliers dans les livres, au sein même de leur petit noyau démographique. Ils trouvaient un ami intelligent et cool qui leur donnait des cours gratuitement à la bibliothèque ou, comme je l'ai fait en première année, j'ai trouvé mon copain de quatrième année et je l'ai payé quelques dollars pour qu'il me donne un coup de main. Tout cela était très informel. Le fait qu'une entreprise arrive et propose une solution qui modernise le tutorat en général a beaucoup amélioré l'état de la communauté des tuteurs de FX.

Nous avons établi un partenariat avec la bibliothèque, c'est comme ça que tout a commencé. Le bibliothécaire a adoré le fait que Nimbus propose une approche très moderne : utilisation de la technologie, sans intervention de sa part, sans intervention de notre part.

Comment faites-vous pour intéresser les étudiants à Nimbus alors que le programme de tutorat officiel ne faisait déjà pas partie de la culture de votre campus ?

Nimbus a, je pense, apporté beaucoup de valeur ajoutée à notre campus, mais les étudiants n'ont pas vraiment afflué au programme tout de suite.

Les gens n'aiment pas le changement, n'est-ce pas ? Nous avons essayé d'employer plus de marketing, juste essayer de promouvoir le fait que ce produit pourrait faire gagner du temps à tout le monde s'ils essayaient juste. Bien sûr, ça a effectivement pris.

**selon nos analyses, St. FX a augmenté ses sessions de 36 au premier semestre à 220 au semestre d'automne 2021.

Avez-vous remarqué quelque chose qui a vraiment attiré l'attention des gens ?

Dans l'ensemble, ce qui a fonctionné, c'est lorsque les représentants des étudiants ont réellement parlé de Nimbus. Nous sommes allés dans toutes les classes à l'approche des examens de mi-session et des examens. Nous avons pensé que si nous ciblions les premières années, cela créerait une certaine succession dans l'idée de Nimbus. Donc, nous sommes allés dans les classes de première année et leur avons demandé d'aller voir Nimbus, ça prend deux secondes, et nous avons demandé aux gens d'essayer de télécharger l'application sur leur téléphone. C'était génial pour l'adoption générale. On peut appeler ça le bouche à oreille.

C'est là que nous avons en quelque sorte pivoté, nous étions comme, Ok, ce n'est pas une grande école. Ils ont besoin de voir des gens en parler, sinon ils ne feront pas attention.

Le matériel promotionnel que Nimbus nous a fourni et que nous avons simplement copié et collé était irréel. Nous avons adoré sa commodité et son image de marque globale, car il était si facile de l'intégrer à notre propre marque. Nous avons vu beaucoup de traction sur certains posts Instagram que Nimbus a créés. Ils recevaient beaucoup d'attention et de likes.

Nous avons également fait un ou deux concours. Mais le bouche-à-oreille a été le plus important pour nous.

Lorsque vous avez lancé Nimbus, comment avez-vous trouvé des tuteurs ?

Nous avons simplement fait pivoter l'entreprise légitime déjà existante sur la plate-forme Nimbus. Nous avons eu du mal à trouver des tuteurs qui étaient prêts à le faire. Il n'y avait pas autant de besoin pour cela parce que tout le monde se connaît - tout le monde connaît quelqu'un qui peut les aider.

Une fois que le bouche à oreille a fonctionné, les groupes qui ne se connaissaient pas ont pu se connecter. Ainsi, si quelqu'un avait besoin d'aide dans un cours de sciences qu'il avait pris au hasard, c'était l'occasion parce qu'il n'avait pas d'amis dans cette classe. Dans les cours facultatifs aussi, c'étaient des opportunités que je trouvais intéressantes parce que c'est un peu différent. Les gens cherchaient des tuteurs pour leurs cours optionnels.

L'équipe de Mount Allison a mentionné que l'un des grands avantages du programme Nimbus est qu'il permet de connecter les programmes de tutorat de différentes sociétés afin qu'ils soient tous sur une seule et même plateforme. Ainsi, si vous étiez un étudiant en commerce et que vous deviez suivre un cours de sciences pour obtenir un crédit facultatif, mais que la société commerciale n'avait pas de tuteur scientifique dans son personnel, vous pouviez vous adresser à l'équipe scientifique et obtenir un tuteur grâce à l'application.

Oui, exactement. C'est comme construire des ponts entre différents départements auxquels vous n'auriez pas accès autrement. Je pense que c'est la beauté de Nimbus. Et cette toute nouvelle proposition de combler le fossé entre les écoles pour construire ce réseau qui est plus large que juste un campus.

Nimbus a-t-il également aidé à l'administration après coup ?

Ouais, les gars de Nimbus étaient souvent le seul point de contact entre nous tous. St. FX a une structure compliquée mais, en gros, la bibliothèque et le Student Union se parlaient mais nous n'étions pas liés, vous savez ? Nous étions souvent tirés dans différentes directions et nous parlions à Nimbus à différents moments. C'était un peu comme notre secrétaire, les gens qui faisaient en sorte que tout se tienne.

Comment s'est déroulé le processus de transition à travers la pandémie ?

Je terminais mon mandat juste au moment où la pandémie commençait, mais c'était bizarre. C'était vraiment bizarre. Et c'est là que Nimbus est devenu un grand atout parce qu'il est en ligne.

Quand on pense au nombre d'étudiants qui ont des difficultés en ce moment, je ne peux qu'imaginer que c'est amplifié quand il n'y a pas de lien avec quelqu'un. La procrastination augmente probablement, les gens ne veulent pas le faire parce qu'ils n'ont pas ce lien avec le travail.

Comment pouvez-vous vous connecter avec les gens en ligne ? Comme, j'ai l'impression que vous et moi parlons en personne dans une certaine mesure en ce moment sur Zoom, non ? Comment pouvez-vous encourager les gens à ressentir cela ? partout ?

Le processus de transition a été beaucoup plus facile que je ne le pensais avec Nimbus, parce qu'ils ont fait une grande partie du travail préparatoire pour nous. Je pense que c'est un atout considérable pour quiconque envisage de faire appel à Nimbus, tout simplement parce que nous sommes tous très occupés. Nous n'avons pas le temps d'atteindre nos objectifs parce que nous nous sommes souvent trop dispersés. Et avoir un objectif qui est très simple, qui est d'améliorer l'environnement d'apprentissage de St FX ou d'une école et d'améliorer l'environnement de tutorat et d'avoir une plate-forme qui fait tout le travail de mise en place pour nous jusqu'à la négociation des contrats. Ce qui m'a étonné, c'est que je m'attendais à devoir rédiger ces contrats de tutorat et je détestais rien que d'y penser, mais, bien sûr, Nimbus a réussi à faire tout cela pour nous. Je pense que cela a été un énorme soulagement pour moi, car je pouvais alors me concentrer sur ce qui comptait vraiment, à savoir essayer d'attirer des étudiants et des tuteurs sur la plateforme.

L'avantage de rejoindre Nimbus est que le processus de transition est facile. Ils feront beaucoup de développement stratégique et de consultation avec vous pour s'assurer qu'ils réussissent parce qu'ils sont tout aussi intéressés que nous par les expériences d'apprentissage des étudiants.

Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

Prenez contact avec nous pour savoir comment nous pouvons vous aider !

La Société Alma Mater de l'Université de Colombie Britannique a connu un premier semestre incroyablement réussi avec Nimbus. Elle a quadruplé le nombre de séances de tutorat, réduit sa charge de travail administratif et lancé une fonction de tutorat de groupe en ligne qui sera entièrement prise en charge par Nimbus au début de cette année.

Nous avons parlé à Sheldon Birkett, le coordinateur du tutorat AMS, du lancement d'un programme de tutorat entièrement virtuel et de la manière dont ils ont travaillé avec Nimbus pour adapter l'application à leurs besoins.

L'AMS a connu une année très fructueuse jusqu'à présent. Comment vous êtes-vous mis en place au début du semestre pour démarrer ?

Au tout début du mois de septembre, nous avons organisé la journée Virtual Imagine, une journée au cours de laquelle les étudiants peuvent se rendre dans différents stands, poser des questions et voir différents clubs. Nous nous sommes principalement concentrés sur Nimbus, et je pense que cela a vraiment augmenté l'intérêt initial pour ce club.

Cette année, nous avons également demandé aux tuteurs de préenregistrer des annonces pour les cours, que j'ai envoyées à tous les cours importants de première année, comme les sciences et d'autres cours importants. Nous avons également envoyé aux professeurs des documents sur l'application fournis par l'équipe de développement commercial de Nimbus. J'ai également créé une bannière de cours qu'ils pouvaient ajouter au plan de cours, comme un code QR sur le plan de cours qu'ils pouvaient scanner et accéder à l'application ou découvrir comment accéder à d'autres services offerts par le tutorat AMS.

Nimbus a beaucoup aidé parce qu'ils ont touché de nombreuses circonscriptions de l'AMS - les clubs et les organisations de l'UBC, comme les sociétés d'arts de premier cycle, la société d'économie, la géographie... Le fait que Nimbus leur ait tendu la main a permis de promouvoir le service, car nous ne sommes que deux à superviser 30 à 40 tuteurs pour les cours collectifs et privés, ce qui fait que nous n'avons pas beaucoup de temps à consacrer au marketing.

Quel type de soutien l'équipe de développement commercial de Nimbus a-t-elle fourni ?

Il s'agissait principalement de problèmes techniques ou de tout ce qui avait trait aux remboursements, comme les remboursements ou autres. Je demandais également à [l'équipe Nimbus] de m'aider pour les questions de marketing. Ce que nous avons vraiment apprécié au début de l'année, ce sont les conseils d'autopromotion pour les tuteurs sur l'application Nimbus. C'était une excellente idée car les tuteurs peuvent avoir une portée beaucoup plus grande qu'un coordinateur en faisant simplement la promotion en ligne.

Nous ne pouvons offrir qu'un certain nombre de cours, car l'AMS est financé par l'UBC AMS et nous ne pouvons offrir qu'un nombre limité de cours. Nimbus est une excellente solution parce que Nimbus a fait naître la société des étudiants en ingénierie ; il y a une forte demande de cours d'ingénierie que nous pouvons maintenant offrir.

Pensez-vous que Nimbus vous a aidé à développer le programme ?

Oui, je pense que cela l'a rendu plus accessible. Je suis sur l'application et son utilisation intuitive, surtout pendant COVID, a rendu le service beaucoup plus accessible aux étudiants... Je pense que c'est une raison majeure pour laquelle beaucoup d'étudiants préfèrent utiliser Nimbus plutôt que de passer par Zoom. Je pense que c'est une raison majeure pour laquelle beaucoup d'étudiants préfèrent utiliser Nimbus plutôt que de passer par Zoom. De plus, la possibilité de prendre rendez-vous en tête à tête, je pense que les étudiants apprécient vraiment cela.

Est-ce que Nimbus vous a aidé à réduire votre charge de travail administratif ?

Cela me fait gagner beaucoup de temps parce que nous avons, en plus des circonscriptions, besoin de tutorat pour les athlètes universitaires de l'UBC. Une grande partie de nos tuteurs sont des tuteurs sur rendez-vous les années précédentes, et cette année aussi, parce que les athlètes universitaires bénéficient d'un tutorat subventionné... En termes de structure de paiement, ce que nous avions l'habitude de faire à la fin de chaque trimestre, je faisais le décompte de toutes les séances d'entraînement et des heures et tout et je leur envoyais, en étendant le paiement, tout. Avec l'application Nimbus, [...] [les athlètes] paient simplement à crédit, selon les besoins, par l'intermédiaire de l'application, ce qui est très utile pour moi, car je n'ai pas à en faire le suivi. Ils ont leur propre console de leur côté pour s'en occuper.

Suivre la demande pour votre programme de tutorat peut être difficile - Nimbus peut vous aider. Avec notre aide, les administrateurs de programmes réduisent leur charge de travail de 52%, ce qui a permis à 60% de nos partenaires de développer les programmes actuels ou d'ajouter de nouveaux programmes de réussite scolaire. Notre équipe dévouée peut vous aider (ainsi que vos étudiants stagiaires) à savoir où concentrer vos efforts de marketing, et peut même fournir du matériel et des stratégies personnalisés pour assurer le succès de votre programme.

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Cette semaine, nous avons rencontré Manjyot Kalkat, le vice-recteur académique de la Société d'ingénierie de l'Université du Manitoba, pour discuter de la mise en place d'un programme de tutorat spécifique à la faculté et de la manière dont il développe le programme alors que tout le monde est en dehors du campus.

Kalkat parle également du serveur discord que l'UMES utilise pour rester en contact et entretenir l'esprit de l'école dans tout le pays.

Comment s'est déroulé votre programme de tutorat l'année dernière ?

Avant cela, nous avions juste un registre qui était affiché sur notre site web. Si les étudiants le souhaitaient, ils se rendaient sur le registre, cherchaient des tuteurs dans des classes spécifiques et les contactaient à partir de là.

Quels sont les objectifs de votre programme de tutorat pour cette année ?

Cette saison, nous cherchons à accroître notre portée auprès des étudiants en ingénierie de premier cycle. Nous espérons y parvenir en augmentant le programme de tutorat grâce à notre partenariat avec Nimbus, en ajoutant plus de tuteurs afin que les étudiants aient un certain nombre de choix dans les différentes classes et en s'assurant que les étudiants sachent que nous avons mis en place ce dispositif.

Comment abordez-vous cette expansion ?

Après avoir mis en place le programme [Nimbus] et obtenu l'accès à la console d'administration, ma première étape a été d'approcher les tuteurs des années précédentes pour voir s'ils seraient intéressés à rejoindre notre nouveau programme cette année. Une fois que tout le monde a fait la transition et s'est habitué à la nouvelle plateforme, nous avons lancé nos promotions. Nous avons fait de la publicité sur divers comptes de médias sociaux et envoyé un courriel à l'ensemble des étudiants de premier cycle. Ce faisant, nous avons pu recruter davantage de tuteurs et nous assurer que les étudiants connaissaient le programme sur place.

Elle a été efficace. Grâce aux bulletins d'information hebdomadaires et aux courriels, le nombre de candidats au programme de tutorat a augmenté.

Pourquoi avez-vous souhaité travailler avec Nimbus ?

Notre équipe de direction a beaucoup aimé ce qu'elle a vu avec Nimbus, notamment le fait que tout était encapsulé dans une seule plate-forme. Le plus important pour moi était d'avoir la fonction de tableau blanc en ligne, donc pendant ces moments difficiles, les étudiants pourront s'enseigner les uns les autres en ligne. Il y a aussi une fonction de paiement, tout en un.

J'ai entendu dire que beaucoup de tuteurs apprécient la possibilité, lorsqu'ils organisent des réunions, d'utiliser la fonction de messagerie et ils peuvent ensuite prendre contact et découvrir les sujets spécifiques que les étudiants aimeraient aborder. Ils peuvent ainsi mieux se préparer pour leur première réunion.

Ce que les étudiants apprécient, c'est que vous pouvez donner votre avis sur les tuteurs et lire les commentaires que d'autres ont publiés à leur sujet. Ils peuvent ainsi mieux évaluer s'ils vous conviennent.

J'imagine que la fonction de tableau blanc serait très utile pour l'ingénierie..

C'est vraiment bien.

Quels autres types de stratégies avez-vous mis en place pour faire face à la pandémie ?

Nous avons notamment mis en place un serveur de discorde à l'échelle de la faculté. Tous les étudiants peuvent venir y discuter et il y a différents canaux de classe. C'est une autre méthode qui permet aux étudiants de discuter entre eux et de s'entraider. Ils peuvent simplement sauter sur la discorde pour discuter et tout le reste, c'est agréable et relaxant aussi d'être en contact avec tout le monde.

Les étudiants peuvent toujours venir me voir et me contacter pour tout besoin académique. Je peux soit les aider, soit les orienter vers une autre personne qui pourrait être mieux à même de les aider

Avez-vous des conseils à donner aux étudiants cette année ?

Je dirais qu'il suffit de demander de l'aide, chaque fois que tu en as besoin. L'UMES offre de nombreuses ressources à la faculté d'ingénierie et l'Université du Manitoba à l'ensemble de l'université - comme des ressources en matière de santé mentale et des ressources universitaires. Il faut donc s'assurer d'être bien informé à ce sujet. Nous veillons à faire notre travail en les promouvant également.

En outre, je conseille aux élèves d'essayer de créer des liens avec leurs camarades de classe et leurs camarades plus âgés à cette époque.

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