Le Talented Scholars Resource Room (TSR^2) du MIT offre un soutien et des conseils aux étudiants par l'intermédiaire de l'Office of Minority Education (Bureau de l'éducation des minorités). Les services de soutien académique - tels que les révisions d'examens, les groupes d'étude dirigés et les cours particuliers - sont fournis gratuitement aux étudiants et sont dirigés par des étudiants de premier cycle et des étudiants diplômés.
Conformément à la réputation mondiale du MIT, TSR^2 offre des services de premier ordre à un rythme incroyablement efficace, en optimisant une petite équipe pour répondre aux besoins de leur corps étudiant. Pour l'année scolaire 2021 (juillet 2021-juin 2022), la petite équipe de facilitateurs(tuteurs) a organisé 330 sessions, illustrant la cohérence et la productivité dans le soutien de leurs étudiants.
En raison de son impact important, l'équipe de TSR^2 avait besoin d'un programme réactif qui pourrait prendre en charge les tâches répétitives et chronophages, tout en étant facile à adapter pour les étudiants et à utiliser pendant les périodes stressantes de leur calendrier académique.
La solution d'apprentissage Nimbus
"Avant Nimbus, tout reposait sur nous. Nous devions gérer la plate-forme permettant aux étudiants de demander des heures de tutorat. Il en allait de même pour les animateurs, qui devaient indiquer leurs horaires et leurs disponibilités. Nous devions donc tout ajouter, tout supprimer, nous devions nous occuper de tous les changements nécessaires.
- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT
La plateforme Nimbus prend en charge la planification et la collecte des données pour les étudiants et les tuteurs, ce qui signifie que l'administration a plus de temps à consacrer à la connexion avec les étudiants et à la réponse à leurs besoins. En passant à la plateforme Nimbus, la TSR^2 estime avoir gagné 10 heures par semaine. Uri Martinez-Tavera, coordinateur de programme pour le Bureau de l'éducation des minorités du MIT, affirme qu'elle ne consacre plus que 10 à 15 heures par semaine à l'orchestration du programme, ce qui signifie une réduction de 50 % du temps administratif.
La fiabilité est également un facteur pour tout programme basé sur la technologie. L'équipe estime qu'elle économise encore plus que les 10 heures par semaine, étant donné que leur ancienne plateforme tombait parfois en panne et que l'équipe devait programmer manuellement toutes les sessions jusqu'à ce qu'un correctif soit apporté. Avec Nimbus Learning, ce problème n'existe plus.
En plus de la charge de travail administratif, Nimbus a également ajouté de nouvelles méthodes de collecte de données que l'équipe a pu utiliser pour planifier à l'avance. Les informations, telles que les cours les plus demandés, les aident à adapter le recrutement des animateurs à l'évolution des besoins des étudiants. Il est ainsi plus facile pour les étudiants d'obtenir l'aide dont ils ont besoin quand ils en ont besoin - et les étudiants satisfaits reviennent.
"Il s'agit d'une trajectoire ascendante constante, ce qui est formidable.
- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT
La mise en place d'un système de réservation facile à utiliser a permis aux étudiants de profiter plus facilement des services offerts par TSR^2. Après une brève période de transition d'environ un mois, le nombre de sessions a commencé à augmenter par rapport à l'offre de cours de l'année précédente.
Selon M. Kalloo, cela est dû en partie à la facilité avec laquelle les étudiants utilisent la plateforme Nimbus, ainsi qu'aux vidéos de formation et à la FAQ fournies sur leur site web, qui peuvent aider les étudiants à la demande. Les animateurs formés à tous les aspects de la plateforme par Nimbus signifient également que si les étudiants ont une question, ils disposent de plusieurs ressources auxquelles ils peuvent s'adresser pour obtenir des réponses.
Il est important d'améliorer l'accès partout où cela est possible, car chaque obstacle augmente le risque d'abandon des élèves. Un système facile à utiliser permet de s'assurer que les programmes sont utilisés au maximum de leur potentiel.
Une structure de programme solide
Le programme TSR^2 fonctionne de manière rigoureuse, ce qui signifie que les étudiants savent à quel soutien ils peuvent s'attendre, que ce soit pour travailler en tant qu'animateur ou pour demander de l'aide.
Un membre du personnel se consacre spécifiquement à l'obtention du matériel académique et des plans de cours des différents départements. Toutes ces informations - partiels à venir, devoirs, matériel d'aide pour ces tâches, etc. - sont ensuite consolidées et fournies aux tuteurs. Les animateurs bénéficient également de séances de formation sur la plateforme et sur les compétences pédagogiques, ainsi que de contrôles mensuels avec l'équipe administrative.
Reconnaissant les nombreux styles d'apprentissage des étudiants, TSR^2 offre également de la flexibilité - des sessions d'étude individuelles ou en groupe aux soirées de résolution de problèmes, proposées à distance ou en personne. Le programme répond aux besoins des étudiants.
Soutenu par une équipe de partenariat réactive
On nous a toujours dit "Oui, nous pouvons le faire" ou "Travaillons-y". Il n'y a jamais eu de 'non, ce n'est pas quelque chose que nous pouvons faire', ce qui est vraiment génial".
- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT
Comme tous les programmes, TSR^2 a des besoins spécifiques qui correspondent directement à son programme et à ses étudiants. L'équipe Nimbus est toujours disponible par email, prête à s'adapter aux exigences d'un programme en pleine croissance.
Au début, le programme permettait aux étudiants de s'inscrire en fonction des besoins, mais la TSR^2 s'est inquiétée du fait qu'un petit nombre d'étudiants enthousiastes réservaient rapidement toutes les sessions. Nimbus a introduit un plafond pour chaque étudiant, afin de s'assurer que le soutien est disponible pour tous les étudiants lorsqu'ils sont prêts. Ce plafond peut être adapté en fonction des besoins, afin que l'équipe puisse s'adapter à des circonstances particulières.
Conclusion
Les petites équipes peuvent avoir un impact important sur la vie des étudiants, en particulier lorsqu'elles ont été mises en place de manière aussi efficace que TSR^2. Nimbus joue un rôle de soutien important dans ce programme, en réduisant leur charge de travail administratif d'environ 10 heures par semaine, tout en tenant l'équipe informée grâce à des analyses actualisées. Cela signifie que l'équipe de la TSR^2 a plus de temps pour se concentrer sur ce qui compte vraiment - et sur les informations dont elle a besoin pour le faire mieux que jamais.
"Un aspect merveilleux du travail avec Nimbus Learning est qu'ils ont été si ouverts et accueillants. Les facilitateurs et l'équipe de TSR^2 ont la possibilité de demander de l'aide, et l'équipe de Nimbus a été très réactive.
- Somiya Kalloo, doyen adjoint pour les programmes d'excellence académique, Bureau de l'éducation des minorités du MIT
