Gérer un programme de tutorat n'est pas une tâche facile. Il y a les plannings, les entretiens, la vérification des antécédents, l'aide aux leçons et bien d'autres choses encore. Mais vous êtes-vous déjà arrêté pour penser au travail qui affecte d'autres services ?
C'est une chose que Derek Collins, président de l'enseignement et de l'apprentissage au Lakeland College, a remarquée à propos de leur programme de tutorat avant qu'ils ne décident de s'associer à Nimbus Learning. Non seulement la personne responsable de la gestion du programme y consacrait beaucoup de temps, mais elle avait également besoin du soutien du service des ressources humaines et d'autres membres du département.
Heureusement, Nimbus Learning offre une solution facile. Nous avons rencontré Derek pour voir comment Lakeland a utilisé Nimbus Learning pour réduire considérablement le temps et les efforts nécessaires au fonctionnement de leur programme de tutorat.
NL - Comment gériez-vous votre programme de tutorat par les pairs avant Nimbus ?
DC - Nous avions un système que nous utilisions par l'intermédiaire de notre département des ressources humaines pour recruter des tuteurs. Officiellement, il s'agissait de contrats individuels - vous pouvez imaginer toute la paperasserie que cela impliquait.
La programmation était gérée à l'aide d'une feuille de calcul. La personne qui s'en occupait disposait d'une grande feuille de papier et programmait les tuteurs et les étudiants. En fin de compte, nous avons dû faire appel à quelques personnes supplémentaires dans l'équipe pour prendre en charge le travail supplémentaire, car c'était tout simplement trop.
Nimbus a-t-il permis à votre service de gagner du temps dans la gestion du programme de tutorat Lakeland ?
Oui, il y avait plus d'une personne pour gérer ce programme en plus de ce qu'elle faisait déjà. Ce n'était pas rien, et il fallait aussi tenir compte du service des ressources humaines qui s'occupait de tous ces contrats et qui envoyait les chèques une fois les heures soumises.
Aujourd'hui, nous constatons que, tout au plus, une personne peut y consacrer quelques heures par jour, mais c'est rare. Peut-être au début, lorsqu'il y a un afflux d'étudiants et de tuteurs.
J'ai terminé mes tâches en 20 minutes aujourd'hui.
La plateforme Nimbus a-t-elle permis à votre programme d'être plus efficace ?
Tout à fait. La plupart des étudiants semblent pouvoir accéder à l'application sans problème, qu'ils soient étudiants ou tuteurs. Les tuteurs ont un peu plus de travail parce que nous devons examiner leur candidature pour être tuteur, donc ils attendent un peu, mais c'est quand même pas mal.
J'apprécie le fait que les étudiants puissent se connecter directement avec le tuteur. La messagerie est gérée au sein du système - nous ne partageons rien, de sorte que la confidentialité est préservée. Cela facilite grandement la planification.
Il y a tellement de choses que j'aime dans Nimbus. En tant que président du département, j'aime pouvoir consulter le tableau de bord et voir comment il est utilisé.
Les fonds sont également gérés via l'application, ce qui fait gagner du temps à notre service des ressources humaines. Les tuteurs ont fait savoir qu'ils étaient satisfaits de la rapidité et de la facilité avec lesquelles les fonds sont déposés. Nous procédons par avance : nous donnons à chaque étudiant un montant X. C'est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants sont déjà prêts à payer. Ce montant est donc déjà dans le système et la plupart des étudiants ne paient rien ; ils peuvent simplement réserver un tuteur et le tour est joué.
Quels conseils donneriez-vous aux tuteurs qui utilisent la plateforme Nimbus ?
S'assurer que leurs disponibilités sont à jour. C'est probablement le point le plus important : ne pas oublier de mettre à jour son emploi du temps.
Comment comptez-vous utiliser la plateforme Nimbus pour continuer à développer votre programme de tutorat ?
Il y a eu beaucoup plus de demandes de groupes. J'ai remarqué que certains tuteurs proposent spontanément des sessions de groupe.
Nous avons plus de demandes de tuteurs que de disponibilités, ce qui fait que nous n'avons généralement pas assez de tournées. Encourager davantage de sessions de groupe pourrait être un moyen de faciliter les connexions et le soutien aux étudiants.
J'ai également jeté un coup d'œil à la plateforme de mentorat. Nous pourrions certainement envisager à terme d'étendre un programme de mentorat à la plateforme.
À propos de Nimbus Learning
Nimbus Learning travaille avec les services d'aide aux étudiants des universités et des établissements d'enseignement supérieur, afin de fournir une plateforme de bout en bout pour un accès plus facile, une gestion plus efficace et la réception d'informations sur les programmes, y compris le tutorat, le mentorat et les groupes d'étude.
Les organisations qui ont établi un partenariat avec Nimbus Learning constatent en moyenne un gain de temps de 52 % pour les administrateurs qui gèrent ces programmes et une augmentation de deux fois et demie de l'utilisation par les étudiants. 97% des étudiants évaluent les sessions réservées et animées par le biais de la plateforme Nimbus à 4,5 étoiles sur 5 ou plus et font état d'une augmentation de leurs notes.
La plateforme Nimbus peut utiliser des données anonymes telles que les notes obtenues lors des cours, l'assiduité, les données démographiques et bien d'autres encore, afin de développer un score prédictif unique des étudiants à risque sur le plan académique. Cela permet aux administrateurs d'approcher directement les élèves à risque au lieu de compter sur eux pour demander de l'aide lorsqu'il est peut-être trop tard. Cette fonctionnalité permet à Nimbus d'aider les écoles à mieux cibler les étudiants à risque et à améliorer de manière significative la rétention des étudiants.
